18 Introduction à Excel

Difficile de ne pas avoir vu ce nom au moins une fois quelque part. Excel est un des éléments d’une suite bureautique très complète : Office. Ce logiciel est le leader dans son domaine, sa maîtrise en est aujourd’hui plus ou moins indispensable.

Vous l’avez sur votre ordinateur et vous ne savez pas à quoi ça sert ? Vous avez une vague idée de son utilité mais ça vous paraît trop compliqué ? En clair, vous souhaitez vous lancer dans la bureautique pour vos besoins ? Et puis, c’est quoi « la bureautique » ?

Autant de questions auxquelles il faudra commencer par répondre dans un chapitre d’introduction qui vous montrera les intérêts de ce que l’on appelle plus communément les tableurs.

Chaque notion importante d’Excel va ici faire l’objet d’un chapitre. Nous abordons le thème au travers d’un ou plusieurs exemples, afin de vous fournir la méthode. Libre à vous de combiner plusieurs notions dans un même travail, c’est d’ailleurs tout l’intérêt de ce genre de logiciels.

Vous l’aurez compris, vous allez apprendre ici à vous servir d’un logiciel. Autrement dit, n’attendez pas d’avoir terminé la lecture du cours pour allumer votre ordinateur. L’idéal est de faire des tests pendant et après la lecture. Ce n’est que de cette manière que vous utiliserez au mieux la puissance d’Excel.

Excel : le logiciel d’analyse de données

Excel est issu de la suite de logiciels bureautiques Office. Plutôt couteuse, elle contient notamment un logiciel de traitement de texte – le célèbre Word – qui vous permet de taper et de mettre en forme vos documents textes et images.

• Excel ? Qu’est-ce que c’est ? À quoi sert-il ?
• Comment se présente son interface ?

Présentation

Excel est un logiciel d’analyse de données !

Dis donc, quel scoop ! Tu ne veux pas nous donner la définition de l’analyse de données tant que tu y es ?

Justement, si ! Et vous allez voir que prendre 5 minutes pour réfléchir à la manière de considérer un logiciel peut apporter beaucoup de choses.

Excel et l’analyse de données

Comme son nom l’indique, un logiciel d’analyse de données a pour fonction principale d‘« analyser » des données. Autrement dit, il fait subir à des données brutes des transformations de toutes sortes (mise en forme, calculs, gestions, etc.) en vue d’une utilisation spécifique. Vous n’analysez pas une facture de la même manière que vous analysez un bulletin de paye ! Analyser des données, ce n’est donc pas simplement les rendre jolies mais c’est leur créer une association pour les rendre utilisables.

Ce genre de logiciels est une solution possible à la création de bases de données. Par exemple, durant 30 ans, vos parents ont enregistré sur leur magnétoscope des dizaines et des dizaines de cassettes. Pour s’y retrouver, chaque cassette pourrait recevoir un numéro et on pourrait les ranger 15 par 15 dans des boîtes.

Vous pouvez utiliser Excel pour « archiver » votre collection de vieilles cassettes, d’abord par numéro, mais on pourrait imaginer un champ qui vous indiquerait quels documents filmographiques sont sur chaque cassette, ainsi que le genre (théâtre, film d’action, documentaire, etc.).

Là où Excel devient intéressant, c’est que, en plus de vous offrir ce qu’il faut pour mettre en forme votre base de cassettes, on peut les exploiter. Par exemple, vous pouvez lui demander de filtrer les 254 cassettes selon leur genre (« renvoie-moi toutes les cassettes de théâtre »), de les compter selon moult critères (genre, année, etc.).

Bien entendu, ces exemples de traitement sont très basiques, mais ça peut vous donner une idée.

Prendre des décisions avec Excel

Excel n’est pas tout seul !

Pour votre culture, sachez qu’Excel est développé par Microsoft, la célèbre firme qui maintient et vend le système d’exploitation Windows.

Il faut savoir que d’autres entreprises éditent des logiciels d’analyse de données. Par exemple, vous pouvez regarder Apple et sa suite iWork, avec son logiciel Numbers.

Logo de la LGPLv3, licence libre de LibreOffice

Mais si vous ne savez pas quoi prendre parce que vous débutez vraiment dans la bureautique, vous pouvez télécharger une suite gratuite, qui contient un tableur (comme Excel). Vous pouvez vous tourner vers LibreOffice, téléchargeable directement sur le Net. L’avantage de cette suite, c’est qu’il s’agit d’un projet libre (c’est-à-dire que vous êtes notamment libre de récupérer, étudier, modifier et redistribuer le logiciel). Sa communauté est très présente, et un débutant peut facilement obtenir de l’aide.

Il faut enfin savoir que si vous choisissez un tableur différent d’Excel, ce cours peut vous être utile dans la mesure où les outils de base de ces logiciels sont les mêmes.

Office 2016 ou Office 365

Avant de commencer à proprement parlé ce cours, petit point sur Office 2016 et Office 365. Quelle différence ? Quelle version est présentée dans ce cours ?

En fin de compte, ces deux noms représentent réellement le même logiciel, enfin, la même suite logiciel, à l’heure où j’écris ces lignes. Il s’agit de Microsoft Office dans sa dernière version. La différence fondamentale est la façon dont vous allez payer l’acquisition de la suite logiciel.

Office 2016 ou l’acquisition définitive

Avec Office 2016, vous allez acheter la suite Office définitivement, dans sa version 2016.

Mais continuons selon l’hypothèse que vous possédez déjà Excel et que vous voulez apprendre à tirer profit de ce logiciel.

Excel sous Mac

La suite Office n’est pas uniquement dédiée à Windows. Microsoft propose pour les utilisateurs de Mac OS X une version d’Office (donc avec Excel dedans). Nous présenterons dans ce cours la version 2011, c’est-à-dire la dernière. Son interface est extrêmement ressemblante à celle d’Excel pour Windows (mis à part quelques détails).

Dans tout le cours, je me baserai sur Excel pour Windows. Je rajouterai à chaque fois que nécessaire un petit paragraphe pour travailler sous Mac. Dans le cas contraire, c’est qu’il n’y en a pas besoin, tant l’affichage sous Mac pourra ressembler à l’affichage sous Windows.

Dès que j’ai quelque chose à ajouter pour une manipulation particulière sous Mac, je le signalerai par l’icône :

Interface

Ouvrez Excel, et vous êtes face à une interface ma foi plutôt agréable à regarder.

Voici donc, sans plus attendre, l’interface de Microsoft Office Excel 2016 :

Il est nécessaire de s’attarder sur quelques détails de cette capture de l’interface.

Au milieu, il y a un quadrillage très vaste. C’est votre « zone de travail ».

Le ruban

Tout en haut de la fenêtre, il y a ce que l’on appelle le « ruban ». C’est l’une des plus grosses mises à jour d’Office 2007, reprise dans Office 2010 : un ruban, graphiquement évolué, dans lequel sont disponibles beaucoup de fonctionnalités du logiciel.

Dès l’arrivée sous Excel, l’onglet « Accueil » est ouvert dans le ruban, donnant libre accès aux fonctionnalités les plus basiques du logiciel d’analyse de données.

À gauche de cet onglet se trouve le menu « Fichier », en vert – anciennement menu Office -, proposant un panel d’options diverses et variées sur les classeurs Excel, ainsi que sur le logiciel lui-même. Toutes les options, basiques ou avancées, permettant de configurer et de personnaliser Excel, se trouvent ici.

À droite se trouve un très large choix de fonctionnalités du logiciel d’analyse de données, accessibles grâce à cette fameuse structure en onglets. Ces onglets peuvent par ailleurs varier. D’autres onglets pourront apparaître au cours de l’utilisation d’Excel, notamment si vous suivez le cours, pour vous proposer un panel de fonctionnalités supplémentaires. Ce sont des onglets contextuels. Par exemple, si vous éditez une image ou un tableau, un ou plusieurs onglets contextuels réservés à cet effet seront automatiquement affichés.

Comme vous pouvez le voir, chaque onglet du ruban Office est lui-même divisé en plusieurs groupes. Ils permettent de mieux se repérer et de ne pas avoir une foule de fonctionnalités dans un espace aussi réduit. Ainsi Excel a séparé toutes les fonctionnalités selon leur utilisation : la mise en forme de la police dans un groupe, la mise en forme des paragraphes dans un autre, etc.

Mais n’oublions pas qu’Office 2010, en l’occurrence Excel, possède plusieurs centaines de fonctionnalités. Imaginez toutes ces fonctionnalités dans le ruban, ce serait tout de même un peu brouillon, ou alors vous auriez cent onglets !

C’est la raison pour laquelle certains groupes de fonctionnalités ne sont pas complètement affichés. Vous pourrez alors cliquer sur l’icône d’agrandissement en bas à droite de chaque groupe pour avoir accès à une fenêtre contenant toutes les fonctionnalités du groupe.

La barre d’outils Accès rapide

Plus haut encore se trouve la « barre d’outils Accès rapide » à partir de laquelle vous pouvez en fait ouvrir et enregistrer des fichiers et accéder à beaucoup de fonctions d’Excel (les mêmes que dans le ruban, nous y reviendrons en temps voulu).

La barre d’Accès rapide marche comme la barre de lancement rapide de Microsoft Windows. Elle permet l’accès rapide aux fonctionnalités globalement les plus utilisées d’Excel, en règle générale.

L’icône Excel ne fait pas partie de la barre d’accès rapide. Elle simule simplement le clic droit sur la barre de titre.

Par défaut, les fonctionnalités suivantes sont déjà présentes :

Enregistrer (dont le raccourci clavier est Ctrl + S , notez-le !) : permet d’enregistrer votre document (nous allons d’ailleurs voir cette fonctionnalité vers la fin de ce chapitre ;

Annuler la dernière action (dont le raccourci clavier est Ctrl + Z , notez-le lui aussi) ;

Répéter la dernière action (dont le raccourci clavier est Ctrl + Y , un petit dernier à connaitre pour la route).

Ce sont en effet les trois fonctionnalités les plus utilisées, quel que soit le document que vous éditez. Néanmoins, il vous est possible d’ajouter plusieurs autres fonctionnalités. Cliquez simplement sur la flèche descendante à droite de cette barre. Elle vous permet d’ajouter (ou supprimer) plusieurs fonctionnalités telles que la création d’un nouveau fichier ( Ctrl + N ), l’ouverture d’un fichier enregistré auparavant sur votre disque dur ( Ctrl + O ), l’impression ( Ctrl + P ), la correction orthographique ( F7 ), etc.

Nous apprendrons au fur et à mesure du tutoriel à nous servir de chacune de ces fonctionnalités, vous pourrez alors adapter cette barre d’accès rapide à votre utilisation personnelle d’Excel.

Par ailleurs, inutile de retenir les raccourcis des fonctionnalités que j’ai donnés en deuxième temps. Sachez à ce sujet qu’une annexe est disponible à la fin du cours et vous donne un résumé de tous les raccourcis utiles sur Excel. Mettez-le de côté, il pourra vous servir !

La barre de formules

Entre votre zone de travail et le ruban se trouve un champ très important : la « barre de formules ».

Cette zone est très importante et mérite une section pour elle toute seule (et elle en aura un). Pour le moment, ne compliquons pas les choses, retenez que ce champ très long se nomme « barre de formules ».

Notez néanmoins que la liste déroulante à gauche du champ ne fait pas partie de la barre de formules.

La barre d’état

En dessous de votre zone de travail se trouve la barre d’état.

Dans cette barre de trouvent les « ascenseurs », entourés là encore de nombreux autres boutons. Ces ascenseurs vous permettent de vous déplacer dans le quadrillage. Leur utilisation n’est pas très compliquée, il suffit de cliquer sur les flèches pour bouger.

Vocabulaire

Lorsque vous ouvrez Excel, vous ouvrez ce que l’on appelle « un classeur ».

Pourquoi un classeur ?

Il s’agit d’un classeur pour la simple et bonne raison qu’il est lui-même composé de différentes feuilles de calculs.

Chaque onglet correspond à « une feuille » de votre classeur. Si vous cliquez sur les onglets, vous changez de feuille.

Vous pouvez mettre autant de feuilles que vous le désirez.

Dans 98 % des cas, on ne se sert que d’une seule feuille par classeur mais sachez que par défaut, il y en a trois dores et déjà créées.

Afin de ne pas vous noyer dans les informations, je ne vais pas expliquer ici comment ajouter / supprimer / renommer des feuilles.

Chaque case de la zone de travail est appelée « cellule ».

Nous la repérons dans le tableur grâce à ses « coordonnées ».

Des coordonnées ?

Regardez votre zone de travail : il y a des cellules, mais aussi des numéros de colonnes et de lignes. Une cellule sélectionnée, ou encore nommée « cellule active », est caractérisée par la lettre de sa colonne et le numéro de sa ligne.

Ainsi, si une cellule se situe dans la colonne C et à la ligne 12, elle aura pour coordonnées C12.

De même pour une autre cellule située dans la colonne H et à la ligne 4 : elle aura pour coordonnées H4, comme à la bataille navale.

Vous connaissez à présent le sujet de cette partie : Excel. Vous devriez avoir installé la suite Office (la suite bureautique à laquelle appartient le logiciel d’analyse de données Excel) et vous en connaissez les principales parties de son interface.

J’espère que vous avez compris les différentes utilisations des parties qui composent son interface, puisque dès maintenant, vous allez apprendre à l’utiliser.

Vous pensiez réellement pouvoir vous tourner les pouces encore longtemps ?

Créez votre premier classeur

Sélectionner la cellule et saisir les données

Maintenant que nous avons créé notre feuille de cellules, nous allons voir ce qu’est une cellule.

Elle est caractérisée par ses coordonnées COLONNE LIGNE. Par exemple, une cellule dans la colonne G et à la ligne 8 aura pour coordonnées G8.

Mais nous avons beaucoup à découvrir sur la cellule : des choses passionnantes mais surtout indispensables !

Comment sélectionner des objets de votre zone de travail (colonnes, cellules, lignes).

Comment saisir des données, choisir leur format, mettre de la couleur… ?

Croyez-moi, vous serez bien avancés quand vous maîtriserez la sélection !

Sélection des cellules

Une cellule (comme nous l’avons vu plus tôt), c’est un petit rectangle repéré grâce à ses coordonnées.

Nous allons voir ici comment sélectionner ces bestioles.

Sélectionner une cellule

Pour sélectionner une cellule (et attention, je dis bien une seule), il faut cliquer sur celle-ci.

Un cadre noir apparaîtra alors autour de la cellule sélectionnée :

Sélectionner un bloc de cellules

Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et glissez dans la zone de travail pour définir un bloc.

Relâchez le bouton lorsque vous avez terminé :

Il y a une cellule dans le bloc qui n’est pas en bleu mais en blanc ? Ne vous inquiétez pas : elle fait tout de même partie du bloc.

Sélectionner des cellules éparpillées

Pour sélectionner des cellules éparpillées dans votre feuille de calcul, cliquez gauche sur une cellule.

Maintenez la touche Ctrl enfoncée puis cliquez gauche sur les cellules que vous voulez ajouter à votre plage :

Sous Mac, la manipulation est la même. Appuyez sur la touche cmd (commande) au lieu de Ctrl pour Windows.

Sélectionner des colonnes et des lignes

Lorsque vous sélectionnez une colonne, vous sélectionnez en fait toutes les cellules de celle-ci, soit 65 536 cellules (une colonne ayant ce nombre monstrueux de lignes).

Pour sélectionner une colonne, cliquez gauche sur la zone entourée en bleue sur l’image :

De même pour les lignes, sauf que ce coup-ci, il faut cliquer gauche sur le numéro de ligne !

Nous savons désormais sélectionner une ou plusieurs cellules, occupons nous d’en saisir des données que nous pourrons par la suite analyser.

La cellule active

Lorsque vous sélectionnez une cellule, celle-ci sera appelée « cellule active ».

Lorsque vous saisissez des données, elles seront entrées dans la cellule active.

Sélectionnez une plage de cellules :

Il y a une cellule qui est dans la plage qui n’est pas bleue mais blanche. C’est par cette cellule que la sélection a été commencée.

C’est donc la cellule active : les données seront affichées dans cette dernière.

Il n’y a qu’une seule cellule active par plage.

Saisir des données

Maintenant que le point est fait sur la cellule active, saisissons nos données.

Pour entrer une donnée, double-cliquez sur une cellule et écrivez ce que vous voulez.

Appuyez sur Entrée : le tour est joué !

Sélectionnez cette cellule et regardez la barre de formule : votre texte y est affiché et vous pouvez le modifier !

Vous ne pouvez saisir « que » 32 000 caractères par cellule.

Agrandir les cellules

Parfois, il peut être bénéfique d’allonger vos cellules.

En effet, il peut arriver que du texte soit inséré dans une cellule. Si ce dernier est trop long, la cellule va donc le tronquer lorsque cette dernière n’est pas sélectionné (évidemment le texte sera toujours à l’intérieur) et empiéter sur les cellules adjacentes lorsque cette dernière sera sélectionné.

Pour plus de lisibilité, il est donc utile d’allonger la cellule.

Pour cela, placez votre curseur en forme de croix à la limite d’une colonne. Lorsqu’il est transformé en un petit curseur noir, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et élargissez votre colonne.

Le tour est joué !

On peut faire de même pour les lignes.

Formats et embellissement

Ça y est ? Vous avez saisie des données ?

Vous avez désormais la possibilité de mettre de la couleur dans vos cellules, de changer la police du texte qui s’y trouve…

Mais vous pouvez aussi changer le format de vos données. Par exemple, si vous avez une colonne où tous les nombres sont en euros, il suffit de dire à Excel que dans cette colonne, tous les nombres que vous rentrez sont des euros.

Le logiciel ajoutera le signe de la monnaie européenne.

Définir un format

Saisissez des données numériques sur quelques cellules :

Sélectionnez la plage qui contient ces données puis faîtes un clic droit dessus puis cliquez sur « Format de cellule » dans le menu déroulant :

Une fenêtre avec plusieurs onglets s’ouvre :

Nous sommes sur l’onglet qui va nous intéresser : l’onglet « Nombre ».

Si vos données sont numériques (ce qui est le cas), vous allez pouvoir définir un format, qui va s’appliquer pour toutes les cellules sélectionnées ici.

Dans notre cas, nous voulons des euros. Cliquez sur l’onglet « Monétaire ».

Laissez les options par défaut puis cliquez sur « OK » : vous revenez au tableau.

Vos données sont maintenant sous un format monétaire !

Il y a plein de formats possibles, on ne va pas tous les voir un à un : ça ne servirait à rien.

Si je puis me permettre un conseil, regardez le format « Date », c’est intéressant…

Maintenant, on va voir ce que vous attendez depuis tout à l’heure : les couleurs, la police…

L’embellissement

Enfin des couleurs dans ce tableur bien moche !

Sélectionnez une plage de cellules puis accédez au format de cellule. Je zappe l’onglet « Police » mais je m’attarde sur les bordures. Cliquez sur l’onglet « Bordure » :

Choisissez une couleur dans le menu entouré en bleu, par exemple du vert.

Choisissez maintenant le style de la bordure (épaisseur, etc.) dans le menu entouré en bleue sur cette nouvelle image :

Cliquez sur « Contour » afin que votre plage soit encadrée du trait que vous avez paramétré.

Vous pouvez aussi cliquer sur « Intérieur » : dans ce cas, vous aurez un tableau, ce qui est pratique pour l’impression de votre feuille de calcul mais pas pour sa lisibilité !

Validez par « Ok » : super ! Votre plage a maintenant une bordure !

Vous pouvez jeter un coup d’œil dans « Motifs » : ça ajoute une couleur de fond à la cellule.

Poignée de recopie incrémentée

Mais ce n’est pas tout ! On ne le dira jamais assez, Excel est un logiciel complet et puissant. Ce que je vais vous enseigner maintenant est l’une des premières fonctionnalités inutilisées par le grand public.

Nous allons utiliser un outil qui se trouve sur toutes les cellules d’une feuille, j’ai nommé la « poignée de recopie incrémentée » !

Écrivez dans une cellule un mot, ou encore un chiffre (c’est comme vous voulez).

Chez moi, voici ce que ça donne :

Voyez-vous le petit carré noir en bas à droite de ce cadre qui montre que la cellule est sélectionnée ?

Cliquez gauche dessus ; maintenez le bouton enfoncé, descendez puis relâchez. Le mot « Salut » a été recopié.

Vous remarquerez que comme toujours, une plage est sélectionnée.

Le cas particulier d’une liste

Excel connaît déjà des listes comme la liste des mois, des jours de la semaine…

Vous voulez la preuve ? Ça tombe bien, c’est facile à faire avec une donnée, une poignée de recopie incrémentée et un glisser-déposer !

Choisissez au pifomètre une cellule et écrivez-y « Lundi ».

Utilisez la poignée de recopie incrémentée comme ci-dessus puis relâchez le bouton.

Que voyez-vous ? La liste a été complétée toute seule !

Ça marche aussi pour les mois : il suffit d’écrire « Janvier » à la place de « Lundi » puis de suivre la même procédure.

Souvenez-vous de cette technique. On s’en sert partout et nous allons la réutiliser dans le chapitre suivant !

Sauvegardons votre classeur

Après avoir rédigé votre document, il vous reste un point crucial si vous ne voulez pas le perdre : le sauvegarder !

Astuce : Il est possible d’enregistrer très rapidement votre classeur à n’importe quel moment grâce au raccourci clavier Ctrl + S. Un raccourci clavier est une combinaison de touches de votre clavier qui permet d’effectuer certaines actions dans un logiciel.

Sous Mac, le raccourci clavier est cmd + S .