9 La prise de décision

Un système d’information remplit deux fonctions importantes au sein d’une organisation. D’abord, le SI reflète et surveille les actions du processus opérationnel en traitant, en enregistrant et en rapportant les événements commerciaux. Par exemple, le SI traite les commandes des clients; enregistre les ventes aux clients en mettant à jour les données sur les ventes, les comptes clients et les stocks ; et produit des factures et des résumés d’événements de vente.

La seconde fonction majeure du SI est de soutenir les activités managériales dans le processus de gestion, y compris la prise de décision. Comment les managers utilisent-ils ces informations ? Premièrement, ils surveillent les opérations en cours pour maintenir le cap de leur navire. Par exemple, les gestionnaires doivent savoir si les stocks produits chaque jour sont suffisants pour répondre à la demande prévue. Par ailleurs, l’information aide les gestionnaires à obtenir des résultats satisfaisants pour toutes leurs parties prenantes (ex. clients, actionnaires). Par exemple, l’information peut mesurer l’atteinte des objectifs concernant la qualité des produits, les délais de livraison et les flux de trésorerie. Enfin, les gestionnaires utilisent le système d’information pour reconnaître et s’adapter en temps opportun aux tendances dans l’environnement de l’organisation. Par exemple, les gestionnaires ont besoin de réponses à des questions telles que : « Comment le temps qu’il nous faut pour introduire un nouveau produit se compare-t-il à celui de nos concurrents ? » et « Notre coût unitaire de fabrication se compare-t-il à celui de nos concurrents ? » Étant donné que les systèmes d’information fournissent un soutien essentiel à de telles activités de gestion, il faut comprendre ces activités, y compris la prise de décision, pour comprendre les caractéristiques de bons systèmes d’information.

Système interactif d’aide à la décision (SIAD) (Decision Support Systems (DSS))

Un système interactif d’aide à la décision (SIAD) aide une organisation à prendre une décision spécifique ou un ensemble de décisions. Les SIAD peuvent exister à différents niveaux de prise de décision au sein de l’organisation, du PDG aux gestionnaires de premier niveau. Ces systèmes sont conçus pour recueillir des données concernant un processus décisionnel connu (ou partiellement connu) et fournir les informations nécessaires à la prise de décision. Les SIAD assistent généralement un gestionnaire dans le processus de prise de décision, bien que certains puissent être conçus pour automatiser la prise de décision.

Une organisation a une grande variété de décisions à prendre, allant des décisions hautement structurées aux décisions non structurées. Une décision structurée, dite opérationnelle, est une décision qui est dans la plupart des cas prise sur une base assez fréquente et est basée directement sur les intrants. Avec des décisions structurées, une fois que vous connaissez les informations nécessaires, vous connaissez également la décision qui doit être prise. Par exemple, les niveaux de réapprovisionnement des stocks peuvent être des décisions structurées. Une fois que votre stock est inférieur à un certain seuil, commandez-en automatiquement dix de plus. Les décisions structurées sont de bons candidats pour l’automatisation, mais les systèmes interactifs d’aide à la décision ne sont généralement pas conçus pour elles.

Une décision non structurée, dite stratégique, comporte beaucoup d’inconnues. Souvent, les décisions non structurées sont prises pour la première fois. Un système d’information peut soutenir ces types de décisions en fournissant aux décideurs des outils de collecte d’informations et des capacités de collaboration. Un exemple de décision non structurée pourrait être la gestion d’un problème de main-d’œuvre ou la définition d’une politique pour la mise en œuvre d’une nouvelle technologie.

Les systèmes interactifs d’aide à la décision fonctionnent mieux lorsque les décideurs doivent prendre des décisions semi-structurées. Une décision semi-structurée, dite tactique, est une décision dans laquelle la plupart des facteurs nécessaires à la prise de décision sont connus, mais l’expérience humaine et d’autres facteurs extérieurs peuvent encore avoir un impact sur la décision. Un bon exemple de décision semi-structurée serait le diagnostic d’un problème médical.

Comme pour les systèmes collaboratifs, les SIAD peuvent se présenter sous de nombreux formats différents. Une feuille de calcul bien conçue qui permet la saisie de variables spécifiques et calcule ensuite les sorties requises pourrait être considérée comme un SIAD. Un autre SIAD pourrait être celui qui aide à déterminer les produits qu’une entreprise devrait développer. Les entrées dans le système pourraient inclure une étude de marché sur le produit, des informations sur les concurrents et les coûts de développement du produit. Le système analyserait ensuite ces entrées en fonction des règles et des concepts spécifiques qui y sont programmés. Le système rendrait compte de ses résultats avec des recommandations et/ou des indicateurs clés à utiliser pour prendre une décision. Un SIAD peut être considéré comme un outil d’avantage concurrentiel, car il peut donner à une organisation un mécanisme pour prendre des décisions judicieuses concernant les produits et les innovations.

Références

Bourgeois, D. T., Smith, J. L., Wang, S., et Mortati, J. (2019) Information Systems for Business and Beyond. https://opentextbook.site/informationsystems2019/front-matter/title-page-information-systems-introduction/

Gelinas, U. J. Jr., Sutton, S. G., Federowicz, J. (2008). Business Processes and Information Technology. https://s3.amazonaws.com/saylordotorg-resources/wwwresources/site/wp-content/uploads/2013/04/BusinessProcesses.pdf