4-2 Travailler en collaboration : constituer une équipe de recherche
Aperçu
La collaboration est essentielle pour mener à bien une recherche et concevoir un bon programme d’enseignement ou des innovations efficaces. Quelle que soit la discipline, il est rare qu’une personne dispose de toutes les connaissances, compétences et perspectives nécessaires pour trouver une bonne idée et la développer jusqu’à sa réalisation et sa diffusion (1,2). Une personne ne peut pas gérer toutes les tâches efficacement ou en peu de temps.
L’enseignement des professions de la santé est un environnement riche et multidisciplinaire, qui demande une collaboration entre diverses professions, épistémologies et identités. Un scientifique peut ne pas être en mesure d’apprécier les nuances de la pratique clinique s’il ne collabore pas pour comprendre les questions clés. Un membre du corps enseignant clinicien peut ne pas avoir la capacité de traduire tous les aspects de la science de l’éducation sans le soutien de chercheurs. En d’autres mots, nous avons tous des lacunes dans notre capacité à comprendre les défis éducatifs uniques que nous souhaitons relever, et nous pouvons compter sur différents types d’experts pour compléter nos connaissances.
Cette forme de collaboration permet d’obtenir une compréhension plus riche et plus complète, mais elle peut aussi être plus efficace, car les experts sont beaucoup plus rapides que les novices pour accomplir les tâches qui leur incombent.
Principaux points à retenir du chapitre
À la fin de ce chapitre, l’apprenant.e doit être en mesure de :
- décrire l’importance du travail en équipe pour la recherche
- identifier les priorités lors de la mise en place d’une nouvelle équipe de recherche
- reconnaître les défis de la collaboration avec de nouvelles équipes de recherche ou de nouveaux membres d’équipe
Vignette
Samir a décidé de parler à sa supérieure de la difficulté qu’il percevait à faire en sorte qu’une équipe aussi hétérogène parvienne à coordonner ses horaires et à se regrouper pour la rédaction. Elle lui a suggéré d’utiliser ses compétences organisationnelles pour créer le plan de rédaction, puis de mobiliser les autres membres de l’équipe dans l’exécution de certaines tâches. Elle lui a également suggéré de tirer parti des applications en ligne disponibles, comme Google Docs et Microsoft Teams, afin de créer un espace partagé pour la génération d’idées, sans qu’il soit nécessaire de tenir des réunions synchrones.
Approfondir le concept
L’organisation et la clarté sont des éléments clés du processus d’écriture collaborative. Que vous collaboriez à la rédaction d’un manuscrit universitaire ou à la conception de nouveaux objectifs et d’activités d’apprentissage pour un nouveau programme scolaire, certains principes clés peuvent vous aider à rester sur la bonne voie.
Tout d’abord, il est utile de désigner un ou une chef d’équipe – tout le monde ne peut pas diriger un navire en même temps – alors choisissez un ou une capitaine qui sera chargé de veiller à ce que tout le monde reste sur la même longueur d’onde. Il incombe également à cette personne de s’assurer qu’il existe un modèle partagé de l’objectif, que tous les membres de l’équipe comprennent la manière dont ils peuvent contribuer à l’atteinte de l’objectif et que tout le monde est d’accord sur l’échéancier et les points de contrôle clés. Bien qu’il puisse être difficile de gérer plusieurs emplois du temps chargés, essayez de commencer par une réunion de groupe synchrone pour créer un modèle partagé de l’objectif. Des applications en ligne, comme les sondages Doodle (3) ou When2meet (4), peuvent être utiles pour atteindre cet objectif. Pensez également à organiser la réunion en ligne sur Zoom (5) ou Microsoft Teams (6), car cela vous permettra d’enregistrer facilement les discussions, qui pourront être transcrites pour être examinées ultérieurement par le groupe ou les personnes qui n’ont pas pu assister à la réunion.
Deuxièmement, il convient d’être clair sur les rôles et la paternité des œuvres. Passez en revue les critères de l’International Committee of Medical Journal Editors (ICMJE) afin que tout le monde comprenne les normes de paternité d’une œuvre (7). En ce qui concerne les manuscrits universitaires, la norme est d’énumérer les noms de tous les contributeurs dans l’ordre en fonction de leur niveau de contribution. Les positions des auteurs et autrices clés qui sont souvent importantes pour ceux qui écrivent en médecine universitaire sont les suivantes : premier auteur (le ou la chef de l’équipe), second (la deuxième personne responsable) et senior (la personne qui supervise ou mentore le premier auteur ou la personne responsable d’un programme de recherche plus large). Il est utile de définir clairement ces positions au début d’un projet, même si les circonstances peuvent nécessiter une certaine flexibilité au fil du temps. Le premier auteur est le plus susceptible de rédiger la première ébauche ou les grandes lignes du texte. Idéalement, le premier auteur est également le ou la chef d’équipe, mais ce n’est pas forcément le cas pour toutes les équipes. Parfois, la personne choisie pour gérer les échéances et les attentes est un auteur intermédiaire ou senior.
Troisièmement, expliquez le processus de rédaction à tous les membres de l’équipe et attribuez les rôles en conséquence. Cela peut sembler relever du bon sens, mais tout travail d’écriture commence par la première version et la pire. Les membres de l’équipe se relaient pour la modifier et l’améliorer. Dans l’idéal, une seule personne est responsable de la rédaction finale afin que la voix et le style soient cohérents. De plus, des rôles supplémentaires peuvent être nécessaires, comme celui d’une personne experte en contenu – peut-être une sommité du domaine qui peut offrir des conseils. Cette personne peut déjà faire partie de l’équipe ou peut être invitée et consultée à un stade ultérieur de la rédaction. Comme cette personne ne répondrait pas aux critères de paternité (voir les critères de l’ICMJE), elle peut être mentionnée dans les remerciements.
Quatrièmement, l’écriture collaborative peut être très efficace grâce à diverses applications en ligne. Google Docs (8) est une application courante qui permet à plusieurs membres d’une équipe de se connecter simultanément ou de manière asynchrone pour modifier un seul document. Cela vaut la peine d’apprendre à suivre les modifications à l’aide de l’historique des versions et à faire des suggestions (c.-à-d. le suivi des modifications des suggestions annotées). Google Docs permet également d’utiliser des gestionnaires de citations tiers. Zotero est un outil à code source ouvert gratuit qui s’intègre parfaitement à Google Docs et permet de gérer les citations dans un document (9). Le tableau (4.2.1) ci-dessous, tiré de Yilmaz et coll., comprend une liste de plusieurs ressources en ligne qui peuvent être utilisées de manière asynchrone pour faciliter l’écriture collaborative, sans avoir à planifier des réunions de groupe pour écrire ensemble (10).
| Fonction | Outils | Applications pour la rédaction collaborative | Pratiques exemplaires |
| Tableau blanc pour une séance de remue-méninges | Google Jamboard Google Docs Google Slides Mural Fonction « Whiteboard » de MiroZoom |
Utiliser la technique des notes autocollantes pour échanger et organiser vos idées. Les notes autocollantes peuvent faciliter l’organisation des thèmes et des éléments à discuter avec les membres de l’équipe. Un « vidage de cerveau » sur chaque note autocollante permet la libre circulation des idées. L’équipe peut ensuite éliminer celles qu’elle décide d’exclure. |
Convertir des notes autocollantes en un plan pour construire l’histoire d’un manuscrit. Chaque note autocollante doit contenir une seule idée afin de faciliter l’organisation. Suivre un code couleur pour les notes autocollantes peut faciliter l’organisation. Par exemple, le vert peut être positif, le jaune peut être neutre et le rouge peut signifier des idées et des opinions contradictoires. Les codes de couleur peuvent également correspondre à différents auteurs, représentant des tâches ou des idées. Créer des grilles ou des colonnes pour organiser les notes autocollantes. |
| Partage et organisation de fichiers | Google Drive Dropbox OneDrive MS Teams |
Un projet peut comporter plusieurs fichiers. Le stockage des documents et des versions dans le nuage permet aux membres de l’équipe d’y accéder de manière systématique et instantanée, sans passer par le courriel ou tout autre moyen. Cela permet d’éviter de perdre des fichiers provenant de courriels ou du disque local d’un ordinateur. Les fournisseurs de services en nuage disposent d’extensions permettant de synchroniser les fichiers avec le disque local de l’ordinateur, ce qui permet de travailler localement et de synchroniser les fichiers en nuage automatiquement. Il est possible de créer et d’héberger des figures et des tableaux dans des documents séparés lorsqu’ils ne peuvent pas être intégrés à un canevas d’écriture. En outre, les ensembles de données, les résultats d’analyse et les autres documents liés au projet peuvent être synchronisés entre les membres de l’équipe. |
Maintenir des paramètres de confidentialité et de sécurité appropriés pour les ensembles de données et les contenus sensibles non anonymisés grâce à la protection par mot de passe, le cas échéant, et à l’utilisation de la plateforme appropriée. Veiller à ce que les pratiques de stockage soient approuvées par le comité d’examen de l’établissement (CEE). Dans certains cas, l’utilisation de la plateforme de stockage en nuage désignée par votre établissement peut être nécessaire pour respecter les normes de sécurité et de confidentialité des données (p. ex. macdrive.mcmaster.ca). Utiliser l’historique des versions pour récupérer le contenu supprimé. Bien que Google docs permette l’édition simultanée d’une même version de fichier par plusieurs collaborateurs, d’autres plateformes de stockage en nuage qui enregistrent les fichiers sous forme de documents MS Word peuvent générer plusieurs copies lorsque des collaborateurs les éditent simultanément. Les exportations multiples peuvent perturber le contrôle des versions et obliger les auteurs à fusionner manuellement les différentes versions. Informer ses collaborateurs lorsque l’on travaille activement sur le dossier. Certaines plateformes permettent aux auteurs de « verrouiller » un fichier lorsqu’ils le modifient activement. Enregistrer les fichiers avec le suffixe de la version (p. ex. « nom du fichier _ V2.docx ») et ajouter ses initiales au nom du fichier pour indiquer aux autres que l’on a revu ou modifié le fichier (p. ex. « nom du fichier _ V2_YY_TC.docx »). |
| Canevas de rédaction | Google Docs, Dropbox Paper, Microsoft Word Office 365 |
Documents en ligne permettant la rédaction synchrone sur le même document avec des membres d’une équipe. Effectuer des révisions et des rédactions simultanées. Lorsque l’on utilise un mode de suivi des modifications, effectuer régulièrement des « acceptations de modifications » afin de faciliter le suivi du document. Le premier ou le dernier auteur peut prendre l’initiative d’intégrer des modifications et des suggestions dans le document. L’historique des versions et la désignation des versions permettent d’accéder rapidement à des instantanés de l’état du document à un moment donné. Cela permet également d’enregistrer les modifications apportées par des membres spécifiques de l’équipe. |
Activer les notifications de modification de document. Cela motivera les autres membres de l’équipe et les informera qu’un membre de l’équipe travaille sur le document. Cette fonction « incitera » les autres membres de l’équipe à écrire. Le fait de commenter le document en surlignant un texte spécifique permet de poursuivre la discussion. Les chefs d’équipe ou les auteurs mentionnés dans le commentaire peuvent « résoudre » les commentaires une fois qu’ils les ont traités. Créer un modèle général avec des titres d’articles spécifiques et l’utiliser lors du lancement d’un nouveau projet (p. ex. https://ecampusontario.pressbooks.pub/app/uploads/sites/3870/2023/12/MacPFD.ca_-Template-for-Academic-Writing-on-Google-Docs_FR.docx). Utiliser le style des titres pour créer une table des matières; cela permet de naviguer efficacement vers des sections spécifiques d’un manuscrit à l’aide du volet de navigation. |
| Communication asynchrone | Slack MS Teams Courriel Message texte |
Les communications asynchrones facilitent la réalisation des projets, en particulier pour les personnes travaillant dans des fuseaux horaires différents et selon des calendriers différents. Bien que la plupart des communications asynchrones se fassent traditionnellement par courriel, les plateformes de clavardage permettent de tenir des « conversations » plus naturelles et elles améliorent l’organisation et le stockage des fichiers de projet et des discussions dans un emplacement central. | Demander, partager et aider à progresser au moyen d’une communication asynchrone. Marquer les coauteurs pour lesquels on a des questions spécifiques afin de leur envoyer une alerte/notification. Un engagement continu et la création d’idées favorisent les communautés de pratique virtuelles. |
| Communication synchrone | Zoom WebEx Google MeetSkype |
Ces outils permettent une séance initiale de remue-méninges au cours de laquelle un modèle mental commun est créé en ce qui concerne les objectifs du projet, les grandes lignes, la publication ciblée, l’ordre des auteurs, le calendrier, les rôles et les responsabilités. Les vérifications synchrones permettent aux auteurs de maintenir la responsabilité, de repérer et de gérer les obstacles à l’achèvement du projet et de clarifier les points de confusion au sein de l’équipe. |
Organiser des réunions synchrones au début, au milieu et à la fin. Utiliser la communication synchrone pour les conversations sensibles ou nuancées telles que le « contrat de mariage universitaire » : la conversation potentiellement inconfortable sur l’ordre des auteurs et les attentes pour le premier, le second et le dernier auteur. Discuter des objectifs et des calendriers dès le début et les vérifier souvent. Diviser les « parties » du document en tâches gérables et discrètes, et délimiter chaque étape dans un calendrier. |
| Gestion des références | Zotero Paperpile Mendeley Cite Note de fin |
Quelques gestionnaires de citations travaillent avec un canevas d’écriture en ligne pour faciliter la citation des documents en ligne. Bien qu’il existe des formats communs pour les styles de citation (p. ex. AMA, APA, Vancouver), certaines revues exigent des formats spécifiques qu’il n’est pas facile d’incorporer dans les gestionnaires de citations. Dans ce cas, la recherche du bon style à l’aide de Citation Style Language (CSL : https://csl.mendeley.com/about/) facilite l’expérience de la citation. En utilisant le concepteur visuel, vous pouvez trouver le format le plus proche de vos besoins et même ajouter des modifications personnalisées. |
Utiliser les fonctions de groupe des gestionnaires de citations pour modifier les renseignements bibliographiques des publications. Si l’équipe est moins technophile, confier un rôle de gestion des citations à l’un de ses membres. Ainsi, il ne sera pas nécessaire d’établir des caractéristiques de groupe pour le processus de citation. Zotero permet de convertir des documents Google Docs au format Microsoft Word sans perdre les citations déjà citées dans le manuscrit. Utiliser les bulles de commentaires pour les renseignements de citation et indiquer le DOI (identifiant d’objet numérique), les renseignements bibliographiques ou l’URL de l’article pour faciliter la citation ultérieure lorsque l’on ne peut pas travailler avec le gestionnaire de citation à ce moment-là, ce qui rend également la rédaction plus rapide. |
| Logiciel de planification de réunions | Doodle When2meet |
Coordonner les horaires des réunions synchrones entre des groupes d’auteurs ayant des emplois du temps différents. | Spécifier le fuseau horaire des réunions lorsque l’on travaille avec des personnes se trouvant dans des lieux géographiques différents. Tenir compte de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée; reconnaître que les membres de l’équipe peuvent souhaiter éviter les réunions tôt le matin, le soir ou le week-end, sauf en cas d’absolue nécessité. Proposer plusieurs options et laisser aux participants un délai suffisant avant la première option de réunion pour qu’ils puissent indiquer leur disponibilité. Fixer une date limite pour la réalisation du sondage et envoyer des rappels au besoin. Pour les petits groupes, décider de l’heure de la prochaine réunion en temps réel à la fin d’une réunion synchrone peut représenter une approche plus efficace que l’utilisation d’un logiciel de réunion. |
| Logiciel de gestion de calendrier | Gmail Outlook |
Programmer des réunions synchrones. Ajouter des rappels d’échéances aux membres de l’équipe en lançant plusieurs invitations dans le calendrier. |
Envoyer des invitations avec des liens intégrés vers les logiciels de vidéoconférence et les documents pertinents basés sur le nuage afin de les réserver officiellement sur les calendriers des membres de l’équipe. |
Principaux points à retenir
En résumé, lorsque vous abordez une activité collaborative, qu’il s’agisse de conception de recherche, de conception de programme ou d’innovation, vous devez toujours préciser clairement les attentes envers le groupe et les membres du groupe.
- Partage – Créer des documents partagés accessibles qui aident tout le monde à suivre les progrès et à comprendre son rôle.
- Clarté – Définir les tâches clés et les relier explicitement aux personnes et aux échéances.
- Structure – Veiller à ce que le projet soit structuré de manière transparente. Qu’il s’agisse de constituer une équipe de recherche ou de rédiger un article, il est essentiel de consacrer du temps et des efforts à s’assurer que tous les membres de l’équipe comprennent les objectifs, les délais et leur rôle au sein de celle-ci.
- Soutien – Encourager la sécurité psychologique au sein de son équipe afin que ses membres puissent demander de l’aide lorsqu’ils rencontrent des obstacles ou des difficultés. Établir des points de contrôle pour s’assurer que chacun peut célébrer ses progrès ou demander de l’aide pour accomplir ses tâches.
- Souplesse – Être prêt à modifier le plan au besoin. Même si le plan est clair au départ, il est toujours possible que de nouvelles données amènent à reconsidérer les objectifs ou les questions de recherche initiaux.
Références
- Walker, D.H.T., Davis, P.R. et A. Stevenson. Coping with uncertainty and ambiguity through team collaboration in infrastructure projects. Int J Proj Manag. 2017;35(2):180-190. doi: 10.1016/j.ijproman.2016.11.001
- Bennett, L.M. et H. Gadlin. « Collaboration and Team Science: From Theory to Practice ». J Investig Med. 2012;60(5):768-775. doi:10.2310/JIM.0b013e318250871d
- Doodle. Doodle: Explore features for the world’s favorite scheduling tool. Dernière consultation le 18 novembre 2021. https://doodle.com/en/features/
- When2meet When2meet Dernière consultation le 18 novembre 2021. https://www.when2meet.com/
- Zoom. Video Conferencing, Web Conferencing, Webinars, Screen Sharing. Vidéo Zoom. Dernière consultation le 31 mars 2020. https://zoom.us/
- Video Conferencing, Meetings, Calling | Microsoft Teams. Dernière consultation le 18 novembre 2021. https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-teams/group-chat-software
- International Committee of Medical Journal Editors. ICMJE | Recommendations | Defining the Role of Authors and Contributors. Dernière consultation le 25 mars 2021. http://www.icmje.org/recommendations/browse/roles-and-responsibilities/defining-the-role-of-authors-and-contributors.html
- Google Docs. Free Online Document Editor | Google Workspace. Dernière consultation le 18 novembre 2021. https://www.google.ca/docs/about/
- Zotero | Your personal research assistant. Dernière consultation le 1er mai 2020. https://www.zotero.org/
- Yilmaz, Y., Gottlieb, M., Calderone Haas, M.R., Thoma, B. et T.M. Chan. Remote Collaborative Writing A Guide to Writing within a Virtual Community of Practice. Manuscript présenté.
Autres ressources suggérées
1. MacPFD Google Docs Template for Academic Writing
L’hyperlien ci-dessus vous conduit à un modèle que vous pouvez utiliser pour faire démarrer la rédaction par votre équipe. Il contient les critères de l’ICMJE ainsi qu’une grille permettant de structurer vos discussions initiales sur les coauteurs.
2. MacPFD Scholarly Secrets – Collaborative Writing – Part 1: Overview of Google docs & Zotero (38 min.)
2. MacPFD Scholarly Secrets – Collaborative Writing – Part 2: The Benefits of Collaborative Writing & Tips (35 min.)
3. MacPFD Scholarly Secrets – Collaborative Writing – Part 3: Timelines, Coordination & Outlines (15 min.)
À propos des auteurs
Yusuf Yilmaz
McMaster University / Ege University
Yusuf Yilmaz est chercheur postdoctoral au sein bureau de la formation professionnelle continue et du programme MERIT (McMaster Education Research, Innovation, and Theory) de la faculté des sciences de la santé de l’Université McMaster. Il est enseignant-chercheur au département d’éducation médicale de l’Université Edge, à Izmir, en Turquie.
Sandra Monteiro
McMaster University
Sandra Monteiro est professeure associée au sein du département de médecine, Division de l’enseignement et de l’innovation, Faculté des sciences de la santé de l’Université McMaster. Elle occupe un poste conjoint au sein du département des méthodes de recherche en santé, des preuves et de l’impact à la faculté des sciences de la santé de l’Université McMaster.
4-2 Travailler en collaboration : constituer une équipe de recherche, par Yusuf Yilmaz et Sandra Monteiro, est titulaire d’une licence Attribution – Pas d’Utilisation Commerciale – Partage dans les Mêmes Conditions 4.0 International de Creative Commons, sauf mention contraire.