6.1 Aperçu de la documentation des sources

Une analyse documentaire au niveau des études supérieures est une entreprise importante qui nécessitera certaines décisions au sujet de l’organisation de l’information, de la tenue des dossiers et de la gestion des notes. Prenez ces décisions avant de commencer votre examen analyse documentaire approfondie. Certaines des décisions que vous devrez prendre comprennent des éléments comme les conventions d’appellation des documents, le choix d’un outil de gestion des citations qui répond à vos besoins et l’établissement d’alertes de journal.

Une fois que vous aurez désigné et trouvé des documents pour votre analyse documentaire, vous les organiserez, les analyserez et en ferez la synthèse comme prochaine étape du processus d’analyse documentaire. Voici quelques lignes directrices générales sur la façon dont vous traitez les articles à cette étape:

1. Parcourez les articles à mesure que vous les rassemblez pour avoir une idée de l’objectif général et du contenu. Concentrez-vous sur le résumé, l’introduction, les premiers paragraphes et la conclusion.
2. Consignez vos notes et vos impressions sur l’article directement dans l’outil de gestion des citations que vous choisissez. Consignez les aspects particuliers ou les mots-clés importants de l’article qui sont pertinents pour votre examen. Les remarques générales, comme «bonne source» ou «idée intéressante», ne vous aideront pas plus tard.
3. Porter une attention particulière aux principales tendances, aux lacunes possibles dans la littérature et aux relations entre les études, en particulier en notant ou en mettant en évidence les études de référence qui ont mené à des études subséquentes dans le même domaine.
4. Regroupez les articles en catégories ou en dossiers, comme les sujets et les sous-sujets. Regroupez également les articles que vous avez placés dans ces catégories par ordre chronologique. Vous pouvez imprimer chaque article et classer les copies papier en catégories ou vous tirez parti de la technologie en utilisant un logiciel de gestion des citations pour stocker et organiser vos articles.

Commencez à regrouper les sources en grandes catégories, puis organisez-les par ordre chronologique ou alphabétique selon le nom de famille de l’auteur. Les grandes catégories générales peuvent comprendre:

• Thèmes ou concepts
• Théories
• Politiques
• Programmes
• Populations
• Méthodologies
• Questions à approfondir

D’autres régimes d’organisation générale pourraient se rapporter aux modèles PICO ou SPICE mentionnés au chapitre 3. Nous discuterons plus en détail de l’organisation et de la synthèse au chapitre 7.

5. Élaborer une convention d’appellation normalisée pour les dossiers et les fichiers. Les noms doivent être aussi courts que possible tout en étant significatifs, concis et normalisés. Par exemple, PolicyCttee2017 ou GuidelinesRegulationsHarrison est plus utile que LitReviewArticle1.

D’autres conventions d’appellation de fichiers utiles sont disponibles au bureau de gestion des dossiers de l’Université d’Édimbourg (2017). Exemples:

• Évitez les répétitions et redondances inutiles dans les noms de fichiers et les chemins d’accès aux fichiers.
• Utilisez des lettres majuscules pour délimiter les mots, et non des espaces ou des traits de soulignement
• Lorsque vous inscrivez un nom personnel dans un fichier, donnez le nom de famille suivi des initiales.
• Évitez d’utiliser des mots courants comme «ébauche» ou «lettre» au début des noms de fichiers, à moins que cela facilite la récupération du dossier.
• Classez les éléments dans un nom de fichier de la façon la plus appropriée pour récupérer le dossier.
• Évitez d’utiliser des caractères non alphanumériques dans les noms de fichiers.

Prenez le temps de réfléchir à votre système organisationnel avant de commencer à cherche et à compiler des sources de façon sérieuse. «S’organiser dès maintenant permet de gagner du temps et de s’épargner des soucis plus tard.» [Traduction] (Machi & McEvoy, 2012, p. 31).

6.2 Outils de gestion des citations

L’une de vos premières décisions – après avoir sélectionné votre sujet – sera de déterminer quel gestionnaire de citations vous convient le mieux. Les gestionnaires de citations sont des progiciels, comme EndNote ou Zotero, utilisés pour créer des bases de données personnalisées de citations et de notes. Les outils de gestion des citations aident les utilisateurs à:

• importer des citations de bases de données, de sites Web et de catalogues de bibliothèques
• créer des bibliographies
• formater des citations dans divers styles, comme APA, MLA, Chicago, et plus encore
• gérer, catégoriser et organiser les citations et les documents
• joindre des PDF, des images et des notes aux citations de votre collection.

La plupart des gestionnaires de citations actuels sont semblables, mais chaque flux de travail peut déterminer l’outil à utiliser. Par exemple, si vous travaillez à partir de plusieurs ordinateurs et emplacements, un outil Web comme RefWorks et Mendeley vous conviendra mieux qu’un site Web centralisé ou axé sur le client. D’autres éléments doivent être pris en compte lors de l’évaluation des différents gestionnaires de citations:

• Devoir travailler hors ligne.
• Devoir faire beaucoup de recherches sur des sites Web accessibles gratuitement et avoir besoin de pouvoir sauvegarder des copies des pages Web.
• Travailler à un projet de groupe et devoir transmettre mes références avec d’autres.
• Être moins à l’aise avec la technologie et avoir besoin de beaucoup d’aide avec l’outil.
• Travailler sur un appareil mobile.

6.2.1 Conseils pour choisir le bon outil

Il y a de nombreux outils parmi lesquels choisir. Expérimentez-en quelques-uns et discutez avec des collègues professionnels, des collègues étudiants ou des professeurs avant de prendre une décision sur quel outil utiliser. Le choix d’un outil dépend de vos préférences personnelles en matière de flux de travail et de vos besoins.

Conseils généraux pour choisir le bon outil de gestion des citations:

• Consultez le tableau de comparaison détaillé et mis à jour de Wikipédia sur les outils de gestion des citations pour déterminer quel outil vous convient le mieux.
• Parlez aux gens de votre département. Les personnes dans votre discipline ont-elles tendance à utiliser un outil plus souvent qu’un autre? Votre département ou votre université donne-t-il déjà accès à un outil en particulier?
• Parlez à votre bibliothécaire spécialisé ils peuvent recommander un outil en fonction de vos besoins.
• Évaluez de façon critique vos compétences et vos intérêts en matière de technologie. Bien que tous les outils annoncent leur facilité d’utilisation, il y a une courbe d’apprentissage. Jetez un coup d’œil aux tutoriels gratuits, aux documents d’aide et aux manuels d’instructions et évaluez votre niveau de compréhension et de confiance.

Choisissez soigneusement votre outil de gestion des citations. Essayez-en. Parlez à vos collègues. Une fois que vous avez choisi un outil et que vous avez commencé à l’utiliser, passer à un outil différent pose problème à plusieurs niveaux. Si vous conservez des citations dans deux produits différents, il peut être difficile de faire le suivi des citations. L’apprentissage d’un nouveau produit ou la migration de l’information d’un outil de citation à un autre au milieu d’un projet peut également être difficile, long et stressant. Choisissez avec soin, mais faites votre choix et tenez-vous-en.

6.2.2 Alertes

Les alertes sont un excellent moyen de se tenir au courant de la littérature de votre discipline. Les alertes vous permettent de rester au fait des recherches actuelles pertinentes à votre sujet. Une fois qu’une alerte est configurée, vous recevrez automatiquement un courriel lorsque la publication, les mots-clés, les affiliations ou d’autres critères de recherche d’un auteur apparaîtront dans une base de données. Vous pourrez vous connecter à la citation, télécharger la citation et le texte complet (le cas échéant) de l’alerte, et (le cas échéant) sauvegarder votre gestionnaire de la citation. Les alertes sont un moyen de gagner du temps ET de rester à jour dans votre domaine.

6.2.2.1 Pourquoi utiliser des alertes?

• Vous êtes-vous déjà senti dépassé par le temps qu’il faut pour vous tenir au courant des dernières recherches et tendances dans votre discipline?
• Avez-vous une tellement d’articles et de journaux dans votre pile «à lire» qu’ils finissent par ne plus être pertinents lorsque vous y arrivez?
• Avez-vous une date d’échéance pour votre examen de la documentation, mais vous n’avez pas le temps de consulter les dernières mises à jour sur le sujet?

Si vous avez répondu oui à l’une ou l’autre de ces questions, veuillez noter que plusieurs agrégateurs de bases de données comme ProQuest et EBSCO, ainsi que des bases de données individuelles, comme ERIC et CINAHL, offrent des services d’alerte gratuits pour vous informer de nouveaux numéros de revues, d’articles récemment publiés liés à vos intérêts, et plus encore. La plupart des bases de données et des revues utilisent des alertes par courriel pour informer les utilisateurs du nouveau contenu. De nombreux chercheurs établissent des alertes par l’entremise de Google Scholar. Pour obtenir des conseils sur la façon d’établir des alertes dans Google Scholar, consultez la page d’aide à l’adresse suivante: https://scholar.google.com/intl/en/scholar/help.html#alerts

6.2.2.2 Types d’alertes

1. Alertes de la table des matières – Ces alertes informent les utilisateurs des nouveaux problèmes de journal. Selon la base de données et la méthode de livraison que vous privilégiez, vous recevrez une table des matières pour le numéro ou des liens vers les articles en texte intégral. La plupart des alertes de table des matières sont envoyées par courriel, mais elles peuvent également être inscrites au moyen du RSS. Un répertoire de milliers de tables des matières actuelles et savantes peut être consulté à l’adresse http://www.journaltocs.hw.ac.uk/. Pour un bref tutoriel de deux minutes sur la façon de configurer des alertes de journal au moyen de PubMed, consultez https://www.nlm.nih.gov/bsd/viewlet/myncbi/jourup/index.html.
2. Recherches enregistrées – Une alerte de recherche enregistrée vous avertira lorsque la base de données identifiera de nouveaux articles liés à une recherche personnalisée. Vous pouvez préciser à quelle fréquence vous aimeriez recevoir des mises à jour (hebdomadaires, mensuelles, etc.).
3. Alertes aux citations – Ces alertes vous informeront lorsqu’un article particulier est cité dans une nouvelle publication.

Dans votre gestionnaire de citations, vous pouvez créer des dossiers personnalisés non seulement pour stocker de nouveaux articles, mais aussi pour partager des alertes et des articles avec des collègues ou des collègues qui font des recherches sur des sujets semblables.

6.3 Format de citation bibliographique

Une fois que vous aurez commencé à recueillir des sources pour votre analyse documentaire, vous devrez les organiser et les documenter. Les citations documentent la source d’une idée, d’une déclaration ou d’une étude. Un style de citation uniforme aide à la fois le lecteur et l’auteur. Un style rédactionnel normalisé élimine la distraction et la confusion liées au fait de s’interroger sur la ponctuation appropriée pour chaque référence ou sur le formatage approprié pour les chiffres et les autres données dans le texte. Ces éléments sont codifiés dans les règles du format, ce qui permet au lecteur de concentrer son énergie sur le fond de la recherche plutôt que sur la façon dont le document est rédigé.

Un auteur qui rédige pour publication doit suivre les règles établies par l’éditeur pour éviter les incohérences. Sans règles de style établies, chaque article pourrait utiliser des orthographes, des notations et des citations différentes, ce qui sèmerait la confusion et détournerait l’attention des lecteurs. La nécessité d’un style uniforme devient plus évidente et plus visible lorsque des documents complexes sont présentés, comme des tableaux ou des statistiques. En l’absence de règles normalisées pour la présentation des données, le lecteur consacrerait trop de temps et d’énergie à chercher une signification dans la structure.

De même, un format de citation bibliographique systématique et normalisé aide l’auteur de l’analyse documentaire à suivre les références à mesure qu’elles s’accumulent et à les trouver plus efficacement plus tard dans le processus. «Vous serez récompensés pour votre dur labeur, peut-être pas au paradis, mais certainement au moment de rédiger votre rapport. Vous serez en mesure de trouver de l’information facilement, de regrouper et de reclasser des éléments de preuve et de produire des citations citées à l’appui de vos arguments.» [Traduction] (Bell, 2005, p. 74).

Il existe de nombreux styles de formats de citation bibliographique. L’APA (American Psychological Association), le MLA (Modern Language Association), Chicago, Turabian, l’ACS (American Chemical Society), l’AMA (American Medical Association) et l’IEEE (Institute of Electrical and Electronic Engineers) sont quelques-uns des formats les plus couramment utilisés, mais il y en a beaucoup d’autres. Les différents styles et les différentes versions de chaque style sont une source de stress pour des générations d’étudiants et de chercheurs de toutes les disciplines, notamment celles des sciences de la santé et de l’éducation. En sciences sociales, le style APA est souvent utilisé comme style de citation par défaut. Votre département ou votre discipline peut demander d’utiliser un autre format et, dans ce cas, c’est celui que vous devriez vous habituer à utiliser pour documenter vos sources.

Comme il y a plus d’une douzaine de styles de citation différents et que différentes disciplines préfèrent des styles différents, vérifiez toujours si votre formateur demande un style particulier. De plus, comme les règles relatives aux styles de citations peuvent changer et être exhaustives, il est préférable de consulter les manuels officiels et les guides de style dans la mesure du possible. (Teaching & Learning, 2015, p. 6).

Quels que soient le style et le format de citation que vous décidez d’utiliser, c’est le moment de prendre cette décision. Documenter constamment vos sources à mesure que vous lisez est une autre façon de planifier et d’organiser l’information au fur et à mesure, plutôt qu’à la fin ou au milieu du travail.

En plus des manuels imprimés et en ligne détaillant les particularités de chaque style de citation, il existe de nombreux sites Web et d’autres ressources qui fournissent de l’aide pour la mise en forme des citations de documents. Le Online Writing Lab (OWL) de l’Université Purdue, par exemple, peut répondre à la plupart des questions sur le style APA, MLA et Chicago. Les laboratoires de rédaction universitaire et les bibliothécaires spécialisés en la matière peuvent également vous aider à documenter correctement les sources et à utiliser le bon style de formatage.

Une ressource ouverte utile pour les étudiants diplômés en sciences sociales est Professional Writing in the Health Disciplines, créé par Sandra Collins (2016). En plus de discuter de la façon de structurer un document de niveau supérieur, un chapitre sur la citation et le formatage des références de l’APA fournit de nombreux détails sur la façon de documenter les sources. De plus, le document Choosing & Using Sources: A Guide to Academic Research (Teaching & Learning, 2015) fournit des exemples et des conseils pour documenter les sources à l’aide du formatage de style APA.

Références

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