La planification, le suivi et la vérification de l’avancement d’un projet font partie intégrante de la gestion de projet. D’emblée, le gestionnaire de projet doit déterminer le type de données à recueillir, les analyses à effectuer sur les données et dans quels formats l’information pertinente est rapportée.

Un projet est un système qui s’appuie sur l’information. Pour le concrétiser, vous devez créer une structure qui fournit au gestionnaire de projet et aux personnes concernées les informations pour prendre des décisions éclairées en temps opportun pour assurer le bon déroulement du projet.

Les gestionnaires de projet peuvent concevoir des systèmes de suivi et de vérification axés sur le respect des échéances, le travail réalisé et les dépenses. Le suivi et la gestion des dérives des objectifs et des changements sont deux responsabilités fondamentales en matière de contrôle. En général, les changements sont déterminés au moyen d’un examen des données de performance et du contrôle de la qualité. Les mesures courantes de performance et de contrôle de la qualité doivent être évaluées régulièrement tout au long de la mise en œuvre. La collecte de rapports sur ces mesures permet de cibler le problème et de recommander des solutions.

Suivi

Prévoir des objectifs et les résultats clés est une méthode qui permet de fixer des objectifs ambitieux et stimulants, en plus de cibler des résultats mesurables.

Après la collecte et l’analyse des données, un rapport doit être produit. Les rapports de projet permettent à la direction et aux équipes de faire le suivi de l’avancement d’un projet et de déterminer si des modifications doivent être apportées pour se recentrer sur les objectifs. Ci-dessous sont énumérées quelques caractéristiques fondamentales d’un bon rapport.

Voici donc des caractéristiques de rapports complets, précis et dans les délais:

• Ils sont abordables.
• Ils sont facilement acceptés par l’équipe et les commanditaires.
• Ils sont pertinents.
• Ils avertissent des problèmes en cours.
• Ils sont compréhensibles, courts et concis.

En général, les gestionnaires de projet devraient éviter les rapports périodiques, sauf si le flux de données est cyclique. Les rapports publiés régulièrement (rapports journaliers, hebdomadaires, mensuels ou trimestriels) ne sont généralement pas lus. Il est préférable de laisser les étapes du projet, les changements de portée, les problèmes et le besoin en matière d’information des équipes de projet dicter le calendrier des rapports.

Types de rapports d’état

• Les rapports d’avancement indiquent les progrès réalisés. Ils peuvent comporter des renseignements sur l’approvisionnement, la livraison et l’utilisation.
• Les rapports d’état indiquent l’état du projet et reposent sur les informations des rapports d’avancement pour permettre de déterminer les écarts de prévision et de coûts.
• Les rapports de prévisions établissent des prévisions et mettent l’accent sur le résultat du projet.
• Les listes des anomalies rapportent les exceptions, les problèmes ou les situations qui dépassent les seuils d’éléments comme les écarts, les flux monétaires ou les ressources affectées.

Une fois que les livrables sont conçus et acceptés par le client, une phase de révision est effectuée pour déterminer si le projet est achevé et peut être clôturé.

Source: Chapitre 17, Gestion de projet (Project management), par Florence Daddey