La gestion d’un projet peut comporter des éléments techniques et sociaux. L’aspect technique comprend les compétences de base nécessaires à la réalisation des livrables du projet. Les connaissances techniques sont utiles à la définition des besoins et des spécifications techniques, au développement et à la conception de solutions. Les éléments sociaux comprennent les interactions entre les individus ou les groupes. La communication a lieu tout au long du projet, de la phase d’initiation à la phase d’évaluation, par et entre les parties prenantes organisationnelles ou externes (Galli, 2019).

La communication est essentielle à la réalisation d’un projet

et implique des interactions avec l’entreprise cliente, l’équipe de projet et toute autre personne concernée. Les attentes en matière de communication varient d’une personne à l’autre. Déterminer la fréquence, le moyen et la quantité de communication préférée de chaque membre permet d’intégrer les interactions au flux de travail.

Pour que la communication et la gestion de la communication soient efficaces, il faut tenir compte du contexte et des exigences techniques du projet, ainsi que des parties prenantes qui peuvent fournir les ressources nécessaires. Lorsque les besoins des parties prenantes sont bien définis, les gestionnaires de projet peuvent planifier efficacement la quantité de détails et le type d’information à communiquer (Galli, 2019).

L’élaboration d’un plan de communication permet de définir le mode et les délais de communication attendus entre les parties. Il favorise une planification claire de la communication entourant le projet.

Disponibilité

Il est important que toutes les parties prenantes communiquent leur emploi du temps dès les premières phases du projet. Au moyen d’un tableau des disponibilités, l’équipe peut facilement élaborer un plan de communication. Par ailleurs, au besoin, il est plus facile d’ajuster le calendrier de communication si les disponibilités des membres de l’équipe sont connues à l’avance.

Plan de communication

L’élaboration d’un calendrier des réunions récurrentes avec l’équipe de projet ou l’équipe cliente peut s’avérer utile pour que toutes les parties soient au courant des événements à venir et planifient un emploi du temps en conséquence, ce qui permet d’éviter toute absence à des moments clés ou le non-respect des échéances importantes.