Pour gérer un calendrier de projet, un outil comme un diagramme de Gantt est nécessaire. Lorsque le temps est limité et que les activités sont interdépendantes, il est essentiel de rester sur la bonne voie. Le diagramme de Gantt permet de voir l’échéancier et de comparer la progression réelle aux prévisions. C’est un excellent outil de responsabilisation. Puisque les tâches sont assignées à des personnes spécifiques, on peut clairement savoir qui en est responsable. Un diagramme de Gantt est un diagramme à barres horizontales qui présente le calendrier et les tâches ou événements prévus d’un projet sur une période déterminée.

L’outil permet de visualiser l’ensemble du calendrier et de suivre la progression des étapes. De nombreux diagrammes de Gantt montrent également les tâches interdépendantes. Ils peuvent comprendre plusieurs membres de l’équipe, des calendriers, des tâches organisées par couleurs, etc.

En gros, l’axe horizontal d’un diagramme de Gantt représente le temps et les tâches du projet sont distribuées le long de l’axe vertical. L’axe horizontal est divisé en unités de même longueur représentant des unités de temps. Chaque tâche est représentée par une barre. La longueur de la barre représente le temps estimé pour la tâche et la position sur le diagramme représente sa place dans l’échéancier.

Éléments essentiels

Tâches ou activités (livrables)

Certaines tâches ou activités individuelles se trouvent à différents stades d’achèvement. Chaque tâche peut être indépendante ou faire partie d’un groupe.

Échéance prévue

La durée (prévue) de chaque tâche est souvent affichée en jours, en semaines ou en mois, mais elle peut aussi être représentée en minutes et en heures. La longueur de chaque rectangle indique la durée prévue d’une tâche.

Dates de début et de fin réelles

Bien que le plan permet de rester sur la bonne voie, il est possible que des tâches ou des éléments commencent ou se terminent d’avance ou en retard. Plutôt que de modifier l’échéancier complet, il est important de noter les points «réels» comme une information distincte.

Propriétaire

Il s’agit de la personne (ou du groupe de personnes) affectée à la tâche et qui en est responsable. Il faut éviter d’affecter constamment les tâches à l’ensemble de l’équipe (sauf si elles exigent la participation de tous), puisque cela entraîne une déresponsabilisation des individus.

Statut

Le statut représente l’étape à laquelle se trouve chaque tâche, qui peut être à venir, planifiée, bloquée, en attente, terminée, différée, en cours, etc.

État d’avancement

L’état d’avancement représente la proportion du travail achevé dans les délais impartis. Il est habituellement représenté en pourcentage.

Étapes du projet

Les tâches globales n’ont pas de durée et marquent généralement la fin d’une partie du projet.

Dépendances

Souvent représentées par des flèches qui relient deux tâches entre elles (facultatif).

Ce qu’il faut retenir

Bien que la planification prenne du temps et ne produise pas nécessairement de résultats tangibles pour la clientèle, elle permet de bien organiser l’exécution du projet, de cibler les obstacles en cours de route et d’assurer le respect des exigences. Voir le plus loin possible et garder une certaine souplesse dans le calendrier permet de s’adapter au besoin.