Avant la rencontre client

• Organiser une réunion avec les membres de l’équipe dans un lieu facilement accessible à tout le monde.
• Obtenir les coordonnées des membres et mettre en place un moyen de communication centralisé.
• Discuter de l’horaire de tous les membres afin de connaître les disponibilités pour les prochaines rencontres client et réunions d’équipe.
• Discuter des compétences et expériences des membres pour avoir une idée des possibilités qu’offre cet environnement d’équipe.
• Comprendre les limitations de chaque membre (contraintes de temps, déplacements, matériel, etc.).
• Noter les attentes de chaque membre envers l’expérience ou les compétences que chacun.e souhaite acquérir au cours de la session.
• Lire les documents du projet synthèse et vérifier que les responsables du projet connaissent les membres du groupe et le client.
• Échanger et se renseigner sur le client, recueillir toute information publique à son sujet ou au sujet de son entreprise afin de comprendre les possibilités du contrat.
• Préparer des questions pour la rencontre client ainsi qu’une compréhension officielle des horaires, limites, attentes et compétences.

Rencontre client

• Établir un contact avec le client et convenir du moyen de communication, déterminer le style de réunion (virtuelle ou en personne) ainsi que la fréquence et la possibilité de communiquer par voie textuelle.
• Discuter du projet à réaliser pendant la session:
  • Les attentes par rapport au projet, afin de bien comprendre le produit fini.
  • Les échéanciers et les étapes.
  • Les livrables à fournir pour le produit fini.
  • Les limites de l’équipe en ce qui concerne le matériel et les logiciels.
• Si le client offre du soutien, en comprendre l’étendue, de l’expérience technique à l’acquisition de logiciels.
• Confirmer la faisabilité du projet en vérifiant que la portée cadre bien dans les douze semaines imparties pour le réaliser.
• Vérifier s’il persiste des incertitudes qui, les parties en conviennent, ne pouvaient être parfaitement élucidées lors de la première rencontre, et les consigner.
• Consolider les attentes futures par rapport au projet une fois qu’il est remis au client, afin d’approfondir la compréhension des livrables et de traiter le flux de travail de la documentation et des actifs.
• Discuter des possibles restrictions ou «blocages» que les membres de l’équipe pourraient rencontrer pendant le développement.
• Rédiger, avec un langage explicite, une liste de livrables contenant ce qui suit:
  • Le projet final en soi: ce à quoi il doit ressembler et ce qu’il doit contenir.
  • Les exigences liées à la réalisation du projet (caractéristiques, actifs, conditions). Il faut également rédiger une liste de livrables accompagnés de ces exigences.
  • Le format de présentation finale du projet.
  • Les documents relatifs au style et aux besoins propres au projet.
  • Les documents juridiques décrivant les lieux d’acquisition des licences et des actifs.
  • Les exigences de chaque étape au besoin (la mention des dates est encouragée, mais pas exigée).
• Consolider les méthodes de communication et planifier la prochaine rencontre client pour discuter de la progression du projet, des étapes et des limites à venir.

Développement du projet

• Informer chaque membre de la méthode détaillée pour communiquer avec le client en plus de présenter chaque stratégie à adopter pour les rencontres client et les réunions d’équipe afin de s’y préparer.
• Évoquer les éventualités où il serait nécessaire de contacter le client hors des heures de communication habituelles.
• Indiquer aux membres que l’équipe entretient une relation professionnelle avec le client et qu’il faut éviter les conversations informelles qui ne coïncident pas avec le projet.
• Planifier les réunions d’équipe officielles et informelles pour faire le point sur la progression de chaque membre et s’entraider si nécessaire.
• Reconnaître d’emblée dans le processus les préférences de l’équipe en ce qui concerne les flux de travail et le style des réunions, afin d’éviter les frustrations.
• Définir les limites des compétences et des expériences de chacun.e à la lumière des conclusions de la rencontre client.
• Assigner une personne (permanente ou à chaque réunion) pour rédiger les procès-verbaux officiels afin d’assurer la traçabilité des documents et les suivis.
• Vérifier que chaque membre de l’équipe peut accéder à la liste de livrables afin d’éviter toute confusion.

Possibilités de développement indirectes

• Désigner un.e gestionnaire de projet pour l’équipe qui coordonnera les réunions, organisera les prochaines rencontres et présidera les rencontres client.
• Planifier les périodes de recherche et d’apprentissage pour les membres qui acquièrent de nouvelles compétences pour le projet.
• Fixer des rencontres avec le client pour obtenir du soutien.

Communiquer avec le responsable du projet synthèse dans les éventualités suivantes:

• Le client souhaite que l’équipe se procure des logiciels ou du matériel sans en avoir discuté au préalable avec les responsables du projet synthèse.
• Le client ou une personne de l’équipe ne se présente pas aux réunions avec l’équipe, n’a pas avisé de son absence et n’a pas répondu aux tentatives de communication.
• De nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées à la liste de livrables à l’insu de ou sans le consentement de l’équipe après la présentation de la première ébauche et font désormais partie des livrables. Le client refuse de céder, même après discussion sur les ajouts lors d’une rencontre avec l’équipe.
• Le client a souhaité discuter avec l’équipe de son implication future dans le projet synthèse après la fin de la session, que ce soit par l’amorce d’un deuxième projet ou à l’extérieur du programme.
• En raison de différents facteurs, les relations entre l’équipe et le client deviennent tendues et enveniment la communication.