Une crise de la gestion de projet : Transition d’un bloc collaboratif pluri-institutionnel en personne vers une prestation en ligne

Introduction

Il était 15 h le mardi 17 mars 2020, et Kim Carter, professeure à la School of Business de Conestoga College, paniquait. Carter était la responsable du projet pour un projet de collaboration multi-institutionnelle appelé Medical Terminology Open Educational Resources (MT OER) (Ressources éducatives libres pour la terminologie médicale). Elle venait tout juste de recevoir une communication selon laquelle le collège était fermé jusqu’à nouvel ordre. Le même jour, Marie Rutherford, une partenaire collaborative de Georgian College, a fait un appel afin de demander : « Le projet a-t-il été retiré, et qu’allons-nous faire? » Tous les événements en personne dans les deux collèges ont été annulés en raison de préoccupations et d’inconnues au sujet du virus contagieux de la COVID-19 qui avait entraîné une pandémie mondiale. Le projet de collaboration de MT OER a duré deux semaines jusqu’à la phase 3, comprenait plusieurs experts en la matière qui ont adapté le contenu du chapitre pour préparer le lancement de la phase 4, un bloc collaboratif de deux jours (voir Pièce 1 –– Plan et calendrier du projet de collaboration de MT OER). Le bloc collaboratif de la phase 4, une approche itérative souple pour l’achèvement des tâches, a été essentiel pour achever le projet à temps pour la publication en août 2020. La phase 3 était en péril puisque tous les experts en la matière du corps professoral consacraient leur travail à répondre aux besoins d’apprentissage à distance jusqu’à ce que le collège rouvre. Toutes les phases du projet ont dû être terminées à temps pour respecter les échéanciers du projet et permettre l’intégration de MT OER dans les cours d’automne 2020. Carter s’est exclamée : « Tout le travail pour en arriver là, et maintenant nous ne pourrons peut-être pas achever le projet. Que vais-je faire pour un manuel cet automne? Je n’en ai pas pour le cours de terminologie en soins de santé. »

Les principaux produits livrables du projet étaient des ressources éducatives libres (REL) qui comprenaient un manuel numérique à licence ouverte de 20 chapitres, des objets d’apprentissage interactifs et des ressources auxiliaires connexes qui devaient être publiés à temps pour la livraison de l’automne 2020. Carter devait réévaluer si les principaux produits livrables pouvaient encore être atteints et ajuster le plan de projet en fonction de facteurs situationnels. Un élément clé de l’élaboration de la phase 4 était le bloc collaboratif en personne, qui était essentiel pour que le MT OER soit publié à temps. Le bloc collaboratif en personne était prévu pour les 29 et 30 avril 2020 au Conestoga College de technologie et d’enseignement supérieur de Kitchener, en Ontario, au Canada. Comme les événements en personne n’étaient plus permis, Carter et Rutherford ont dû réévaluer la situation, y compris le plan du projet, afin de déterminer si et de quelle façon ce projet pouvait être achevé à temps pour que le corps professoral ait les ressources au début d’août. Une livraison au début du mois d’août a permis d’assurer le temps nécessaire à la préparation du cours afin que les apprenants aient les ressources le premier jour des cours en septembre 2020. Carter devait réévaluer si les principaux produits livrables pouvaient encore être atteints et ajuster le plan de projet en fonction de facteurs situationnels.

Mise en contexte

Conestoga College a des campus à Kitchener, à Waterloo, à Cambridge, à Guelph, à Brantford, à Stratford et à Ingersoll (Ontario). Le collège compte plus de 20 000 étudiants et une variété de programmes qui conviennent à une population étudiante diversifiée, y compris des programmes de diplôme et de certification.^[1] Le Conestoga College School of Business est centré sur les étudiants et accorde la priorité à l’utilisation du matériel de REL dans ses programmes parce que l’utilisation des REL est libre, de sorte qu’elles réduisent les obstacles financiers pour les étudiants.

Carter était le guide du programme et le membre du corps professoral responsable de la conception du programme et du choix des ressources pour la terminologie des soins de la santé dans le cadre du diplôme d’administration du bureau de santé à l’école de commerce de Conestoga College. Les guides des programmes de Conestoga ont joué un rôle clé dans leurs programmes, car ils étaient chargés de l’élaboration des cours et de s’assurer que les cours contenaient tous les documents nécessaires à la préparation du prochain mandat. Carter s’est intéressée à développer une REL pour ses cours après avoir appris les répercussions sur la justice sociale pour les étudiants qui ne peuvent pas se permettre le coût élevé des manuels commerciaux.^[2] Les étudiants qui ne peuvent pas acheter de manuels sont désavantagés. Sans accès aux renseignements des manuels, ils peuvent prendre du retard ou abandonner les cours et le programme connexe. Les manuels d’administration des bureaux de santé sont dispendieux, car ce programme d’études combine le commerce et la santé, ce qui exige souvent l’adaptation des ressources par les professeurs à la prestation des cours. Les REL peuvent être personnalisées pour les cours, être mises gratuitement à la disposition des étudiants et être numériques par conception. Ces avantages correspondaient aux valeurs de Carter, à savoir une éducation équitable et abordable pour les étudiants. Carter a amorcé une quête pour en savoir plus sur les plateformes d’édition et les licences ouvertes, et pour trouver des professeurs partageant les mêmes idées pour l’aider. Un collaborateur a été trouvé à Rutherford, un collègue de Georgian College, collège d’arts appliqués et de technologie (CAAT). Après quelques discussions et une certaine excitation à la conférence annuelle Séminaire et vitrine sur l’apprentissage assisté par la technologie (SVAT) en novembre 2019, le projet de collaboration pluri-institutionnelle a été formé. Carter et Rutherford ont quitté la réunion armés d’un plan de plaidoyer auprès de leurs institutions respectives pour du soutien à la réalisation du projet de REL de TM.

Rutherford avait déjà rédigé un manuel publié et contribué 22 ans d’expertise en matière, d’expérience d’enseignement et d’optique de conception pédagogique au projet. Elle a été le guide du programme d’un cours d’anatomie et de physiologie dans le cadre du diplôme d’administration de bureau et de santé et une professeure de l’école de commerce de Georgian Collège, collège d’arts appliqués et de technologie (CAAT). Rutherford avait rencontré Carter pendant leur participation au programme Pédagogie numérique certifiée d’eCampus Ontario, qui comprenait un module de conservateur où elles ont appris à rédiger des REL. Au cours de cette réunion, elles ont discuté de l’absence de REL pour les programmes d’administration des soins de santé. Carter envisageait une REL sur la terminologie médicale avec un contenu divisé par onze systèmes corporels, des chapitres d’introduction à la ventilation par mot de la terminologie médicale, et un aperçu de la façon dont les systèmes corporels fonctionnent ensemble, la santé mentale, et des chapitres consacrés à la pathophysiologie, comme l’oncologie. Sa vision comprenait du contenu interactif et des vidéos dans chacun des 20 chapitres. Carter a présenté un chapitre du contenu achevé à titre d’exemple de ce qui pouvait être possible. Cela était le point de lancement de la collaboration pluri-institutionnelle à la REL de TM. Rutherford a plaidé en faveur de la participation de la direction de Georgian College à ce projet et a obtenu son appui.

Dans une présentation au président et au doyen de l’école de commerce, Carter a reçu l’approbation et le soutien d’accueillir un sprint pluri-institutionnel à Conestoga College au printemps 2020. Le plan d’approche de sprint agile consistait à faire en sorte que de petits groupes d’experts en la matière (EM) et d’étudiants examinent chacun un chapitre du contenu à la fois, puis qu’un autre petit groupe apporte des ajouts et des modifications, et qu’un dernier groupe de personnes de soutien modifie la copie et nettoie le code. Le deuxième jour, une approche semblable doit être utilisée pour rédiger du contenu interactif et des ressources supplémentaires, comme des présentations et des questions d’examens. Tout travail non achevé au cours du sprint de deux jours serait divisé et achevé dans les deux semaines suivant le sprint. Rutherford a reçu l’approbation de Georgian pour participer au projet. Carter et Rutherford savaient qu’une grande quantité de préparation était nécessaire pour être prêts au sprint au printemps. Carter et Rutherford se sont réunies chaque semaine pour rédiger un plan de projet, et la première phase devait débuter au début du mois de janvier. La phase 1 a consisté à recruter des EM qui enseignent dans le cadre de programmes semblables de dix-neuf des vingt-deux collèges de l’Ontario. La phase 2 comprenait une formation technique pour les EM et une planification logistique, comme les réservations d’hôtel. Au cours de la phase 3, les EM ont commencé à rédiger du contenu et la planification logistique s’est intensifiée, comme la réservation de chambres, la réservation d’équipement et la planification des repas, car plus de personnes de soutien se sont jointes au projet (voir Pièce 1 — Plan et horaire du projet de collaboration à la REL de TM).

Facteurs situationnels

Carter et Rutherford ont obtenu le soutien de leurs institutions pour travailler sur le projet pendant les semestres d’hiver et de printemps 2020. Les chapitres ont été divisés entre Carter et Rutherford, et un plus grand nombre d’EM du corps professoral de la province ont accepté de se joindre au projet en fournissant des chapitres. Un sprint de projet devait être organisé par Conestoga College les 29 et 30 avril. Un sprint est une approche agile de gestion de projet qui permet une production rapide en améliorant l’efficacité et l’adaptabilité, tout en minimisant les déchets.^[3] En suivant une approche agile pendant l’événement de deux jours, on pourrait réévaluer les produits livrables et les modifications avant de passer au produit livrable suivant. Le plan consistait à aider les EM du corps professoral à compléter les chapitres et à effectuer un examen par les pairs des chapitres des autres. Demander ensuite aux étudiants d’effectuer un examen du contenu des programmes et de construire des objets d’apprentissage numérique avec des professeurs utilisant la nouvelle technologie H5P. H5P est l’acronyme de HTML 5 Package, qui était une technologie relativement nouvelle qui a donné aux développeurs de cours une trousse d’outils d’applications pour développer des composants interactifs, comme des cartes mémoires avec de l’audio, des jeux-questionnaires, des exercices d’appariement ou des vérifications des connaissances dans les ressources de leurs cours. Au cours du sprint de deux jours, les participants élaboreraient également, en collaboration, des évaluations préalables et des évaluations ultérieures interactives des lectures de chapitres, avec des documents auxiliaires, comme des présentations et des examens. Cinq collèges de l’Ontario se sont engagés à envoyer des EM du corps professoral, des étudiants et du personnel de soutien, y compris des concepteurs pédagogiques, des gestionnaires de projets, de la technologie à l’intention des experts de l’enseignement et du soutien aux bibliothèques. Des salles, des technologies et des conférenciers motivants avaient été réservés. Des plans et des horaires de repas ont été élaborés.

Le 17 mars 2020, quelques mois après cette première réunion en novembre 2019, tous les événements en personne ont été annulés, et les événements futurs ont été suspendus en raison de la pandémie mondiale de COVID-19.^[4] Les vols internationaux ont été restreints, et les numéros d’inscription des classes devaient toujours être déterminés. Il ne s’agissait pas d’une situation habituelle. Le défi de Carter portait sur la façon de mobiliser de nouveau les professeurs afin qu’ils terminent le projet sans le sprint en personne. Carter a expliqué : « La priorité est de convertir les cours pour la prestation à distance; avoir une ressource numérique en ligne prête à l’automne appuiera cette priorité. » Rutherford s’est exclamé : « J’ai des professeurs prêts à contribuer des rapports de transcription médicale pour des activités que nous pouvons utiliser immédiatement. »

À mesure que la pandémie et les restrictions se poursuivaient, on a dit aux gens de rester à la maison et de travailler de chez eux. Les gens étaient stressés en raison d’une telle incertitude quant à l’avenir.^[5] Ils s’occupaient des membres de familles multigénérationnelles dans leur foyer, aidaient les enfants à étudier et s’inquiétaient de l’avenir. Le corps professoral a continué de convertir la prestation des cours et, avec ses étudiants, a appris à naviguer les nouvelles technologies, comme la vidéoconférence pour réaliser les travaux des cours. La bande passante Internet n’a pas été distribuée de façon égale, ce qui a créé des inégalités dans la capacité des étudiants à travailler et à apprendre, malgré la renonciation des frais de dépassement par les fournisseurs de services Internet.^[6] Les gens qui vivaient en dehors des grandes villes n’avaient souvent pas l’infrastructure Internet nécessaire pour supporter des journées complètes de travail et d’apprentissage à domicile.^[7] Pour assurer la continuité du projet, tous ces facteurs circonstanciels ont dû être navigué avec succès.

Solutions de rechange envisagées

Certains des défis à relever pour mener à bien le sprint du projet à distance ont été la logistique technique. Par exemple, les logiciels de conférence virtuelle étaient une nouveauté pour les gens, et chaque institution utilisait des plateformes différentes. Par conséquent, tout le monde ne connaissait pas Zoom, le logiciel de communication vidéo choisi par Conestoga. Les participants au sprint avaient des facteurs circonstanciels supplémentaires, et la réunion de deux jours complets n’a pas plu à de nombreux participants. Les courriels envoyés au groupe demandant des réponses ont généré de moins en moins de résultats, ce qui semble indiquer que les gens risquaient de ne pas être en mesure de participer les 29 et 30 avril en raison de facteurs comme la charge de travail, les facteurs de stress familiaux ou l’interruption du soutien institutionnel. Changer les dates du sprint du projet était problématique, car il n’y avait pas de dates cohérentes auxquelles tout le monde s’engagerait. Les gens ne savaient pas s’ils pouvaient terminer leur partie du projet et ils étaient réticents à s’engager à deux jours complets de conférence virtuelle.

Les institutions ne pouvaient plus soutenir financièrement l’allocation des participants à un sprint de projet virtuel. Toutefois, Conestoga a accepté de continuer à fournir des ressources, comme le soutien technique pour Pressbooks, la plateforme d’édition utilisée pour la REL, une liaison avec le droit d’auteur, une liaison technique et un éditeur pour le dernier examen. On a demandé aux professeurs qui étaient indemnisés pour la conversion de cours aux fins de prestation à distance de déterminer si une partie de cette indemnité de conversion pouvait être affectée pour compléter le projet de REL. Carter a défendu auprès de ses collègues, au moyen de l’explication suivante, que « ces ressources seront numériques et exemptes de droits d’auteur pour la distribution à distance. » On a demandé aux étudiants du programme qui avaient participé à la planification du sprint du projet s’ils souhaitent participer à la construction des objets d’apprentissage de H5P et à collaborer avec les professeurs pour créer les chapitres de la REL. Trois étudiants ont accepté de s’acquitter de ces tâches et ont été indemnisés par une reconnaissance parascolaire, une reconnaissance dans le livre et des honoraires.

Toutefois, la planification des tâches de projet est devenue problématique, car personne ne s’engageait à deux jours virtuels complets. Carter devait déterminer s’il était trop risqué de poursuivre le projet, compte tenu du scénario actuel, ou s’il était possible de continuer à essayer d’obtenir des engagements de la part des membres du projet pendant une période aussi incertaine. Il était temps de déterminer si les gens avaient vraiment besoin de ces ressources pour leur enseignement à l’automne. Carter a demandé à Rutherford : « Croyez-vous que les professeurs qui ont besoin de ces ressources pour l’automne seraient prêts à travailler de manière asynchrone? » Rutherford a répondu : « On peut leur demander. »

Après une série de courriels, de clavardages, de messages textes et d’appels téléphoniques, on a déterminé que les professeurs avaient besoin du manuel et des objets d’apprentissage de H5P pour l’automne 2020. De nombreux professeurs ont eu de la difficulté à accéder à des copies numériques de leurs ressources commerciales et ont hésité à partager les renseignements de ces ressources payantes dans l’environnement éloigné par crainte d’une violation du droit d’auteur.^[8] Les étudiants qui avaient besoin d’une copie physique des ressources commerciales ou des ressources partagées avec d’autres étudiants étaient désavantagés, car ils ne pouvaient plus accéder à la bibliothèque. De plus, la plupart ne vivaient pas avec d’autres élèves avec lesquels ils auraient pu partager des manuels. Pour compliquer encore plus les choses, plusieurs éditeurs n’autoriseraient pas l’achat d’une version électronique de leurs publications pour l’usage étudiant par l’intermédiaire des bibliothèques.^[9]

La conclusion était que les gens avaient besoin des ressources, mais qu’ils ne pouvaient pas s’engager à une grande quantité de temps synchrone virtuel. Carter savait qu’une grande souplesse serait nécessaire pour faire participer les professeurs à l’achèvement des chapitres et s’assurer qu’une version de la REL de TM était prête pour l’automne 2020. Cela signifiait de réévaluer le produit livrable définitif du manuel numérique avec des documents auxilaires. Carter et Rutherford se sont demandées si des documents auxiliaires, comme des examens et des présentations, pouvaient attendre une prochaine édition. Cela signifiait trouver une solution qui répondrait efficacement à la charge de travail des professeurs, aux défis Internet des professeurs et aux facteurs circonstanciels stressants pour respecter l’échéance.

Dilemme

Il y avait une menace imminente que ce plan de projet « se déraille » et que la REL ne soit pas élaborée et publiée en août 2020. Carter savait qu’elle devait déterminer tous les risques pertinents dans cette situation précaire pour établir un plan de rechange afin de respecter le calendrier de publication. Si le projet n’était pas terminé à temps, les ressources ne seraient pas prêtes pour l’automne 2020, et le cours devrait être exécuté sans manuel personnalisé. Carter a dû décider si le plan du projet pouvait être adapté et si les gens étaient disponibles pour réaliser les tâches, ou si c’était trop risqué et qu’elle devait annuler le projet et chercher ailleurs des ressources. La réévaluation des risques liés au projet en fonction de la situation pandémique et l’élaboration d’un calendrier révisé du projet, y compris une nouvelle stratégie de communication, ont été nécessaires. Une décision devait être prise quant à la façon ou à la possibilité de faire avancer le projet. Carter a dû évaluer la situation et déterminer s’il était logique d’aller de l’avant. Où devait-elle commencer?

Pièces

Pièce 1 – Plan et calendrier du projet de collaboration à la REL de TM

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Glossaire

approche adaptative : Un type d’approche qui permet de peaufiner et de modifier après chaque itération est parfois appelé une approche agile lorsqu’il y a incertitude au sujet d’un projet.^[10]

H5P (contenu HTML5) : Plateforme pour créer du contenu interactif ou des objets d’apprentissage qui n’exigent pas de l’utilisateur de connaître le code. Pour en savoir plus, visitez le site Web H5P [nouvel onglet].

produit viable minimum (PVM) : Décrit le moins grand nombre de fonctionnalités qui fourniraient toujours de la valeur à l’utilisateur final.^[11]

REL – ressources éducatives libres : Il s’agit de ressources dans lesquelles le créateur a appliqué une licence Creative Commons à son travail et, selon la licence appliquée, permet de copier, de distribuer et de modifier le contenu ainsi que de s’appuyer sur celui-ci. Pour en savoir plus sur la licence Creative Commons, visitez le site Web de Creative Commons [nouvel onglet].

approche prédictive : Un type d’approche, également appelé l’approche en cascade, réduit l’incertitude tôt et comporte des phases bien définies qui peuvent utiliser des modèles de projets antérieurs.^[12]

sprint du projet : Il s’agit d’un terme dans le contexte du sprint de la REL qui renvoie à l’événement de deux jours qui était prévu pour utiliser une approche itérative en vue de réaliser des tâches précises afin de faire avancer le projet.

expert en la matière (EM) : Un spécialiste dans un domaine particulier. Les professeurs se spécialisent dans un domaine qu’ils ont étudié à travers l’éducation officielle et travaillent dans le domaine pendant plusieurs années.

sprint : Il s’agit d’un terme qui signifie adopter une approche agile ou itérative à un projet.^[13] Dans le contexte du développement de la REL, cela signifie réunir de nombreuses personnes pour collaborer à plusieurs tâches dans un cheminement circulaire. La coopération permet une production rapide à mesure que chaque phase est achevée; elle peut être évaluée avant de passer aux prochaines étapes.

Conférence Séminaire et vitrine sur l’apprentissage assisté par la technologie (SVAT) : Une conférence annuelle où les membres d’eCampus Ontario sont célébrés, et présentent et partagent leur travail. Pour en savoir plus, visiter le site Web de la conférence SVAT [nouvel onglet].

Télécharger une copie PDF de ce cas [PDF].

Lire résumé du Manuel du Professeur ou Professeure pour ce cas [nouvel onglet].

Comment citer ce cas : Carter, K., Gravill, J. et Yegul, F. (2024). Une crise de la gestion de projet : Transition d’un bloc collaboratif pluri-institutionnel en personne vers une prestation en ligne (Groupe de traduction des NATIONS, Trad.). Open Access Teaching Case Journal, 1(1). https://doi.org/10.58067/n52j-0s64 (Ouvrage original publié en 2023)

La Revue de Cas d’Enseignement en Libre Accès est une ressource éducative libre (REL), évaluée par des pairs, qui peut être librement utilisée et publiée, produite avec le soutien de la School of Business du Collège Conestoga et du Case Research Development Program et alignée avec ses objectifs UN PMRE. Visitez le site Web de l’OATCJ pour en savoir plus sur la façon de soumettre un cas ou de devenir un évaluateur.