2.3 : Création d’une équipe efficace

Mener à bien un projet de REL, de sa conception à sa publication, n’est pas une tâche facile, surtout si vous travaillez en tant que gestionnaire de projet, coordinateur ou responsable en solo. Toutefois, avec une bonne équipe de direction, vous pouvez partager la charge et les responsabilités. La bonne équipe fera toute la différence, elle aidera à faire avancer le projet et à veiller à ce qu’il fonctionne bien.

Le fait d’avoir au cœur du projet un groupe de personnes qui travaillent ensemble pour le planifier, le diriger et le mener à bien permet également de tirer parti d’un éventail de perspectives et d’expertises. Chaque personne est unique et aborde un projet avec son propre objectif, son expérience et ses compétences. Ces pouvoirs combinés peuvent renforcer votre projet, rendre la ressource plus accessible et rendre l’expérience de collaboration plus inclusive.

Grâce à la contribution de personnes ayant des perspectives et des compétences différentes, l’équipe de direction peut également aider à prendre les décisions complexes qui se présentent en cours de route. Ils peuvent agir comme une sorte d’organisme réglementaire, qui s’engage à aider la ressource à devenir aussi utile que possible.

Ce groupe vous permet également d’élargir votre réseau, ce qui signifie que vous avez une plus grande portée lorsque vous recrutez des collaborateurs et que vous faites la promotion de votre ressource à long terme. En prime, cela vous permet de rencontrer différentes personnes passionnées par l’éducation ouverte et l’amélioration des ressources offertes dans votre domaine! Comme pour tout projet de collaboration, un manuel libre est une occasion pour vous de faire croître votre communauté et d’en apprendre davantage grâce à un travail partagé.

Que fait l’équipe de direction?

Il existe plusieurs approches différentes pour diriger un projet, et ce n’est pas tout le monde qui doit s’engager dans une charge de travail importante. Une approche consiste à disposer d’une équipe administrative qui se concentre sur les activités quotidiennes du projet et d’une équipe consultative qui aide à orienter le projet dans la bonne direction si nécessaire.

L’équipe administrative peut être chargée de la gestion quotidienne des contributeurs, des tâches, des échéances et d’autres travaux liés au projet, par la collaboration pour que les choses avancent sur une base continue. En règle générale, les administrateurs contribuent également au projet par d’autres moyens importants (comme auteur, rédacteur, ou s’occuper du formatage, de l’organisation de l’impression à la demande, etc., pour palier d’autres lacunes).

En revanche, une équipe consultative (comité directeur, service d’état-major, etc.) peut être mise en place pour guider le processus de haut niveau. Cette équipe peut fixer les objectifs généraux du projet ou les mesures du succès. Elle peut aider à la prise de décision, servir de médiateurs en cas de conflit et fournir des conseils judicieux en cas de besoin. Ce groupe devrait idéalement être proactif, plutôt que réactif, face aux défis, et comptera donc sur l’équipe administrative pour le tenir au courant de ce qui se passe. Par ailleurs, même s’ils ne participent pas aux activités quotidiennes, les conseillers restent un excellent moyen de promouvoir votre projet et de trouver de nouveaux contributeurs!

Bien qu’il ne soit pas possible pour chaque projet d’avoir ces deux équipes, il ne faut pas oublier les rôles qu’elles jouent lorsque vous réunissez vos responsables de projet et veuillez vous assurer que vous disposez d’un mélange de personnes diverses ayant des responsabilités différentes d’une manière qui vous convient.

Fonctions et attentes précises

Comme pour tout projet de collaboration, il est bon d’énoncer clairement les tâches, les responsabilités ou les attentes de chaque membre de l’équipe. Cette démarche permet d’éviter toute confusion ou tout conflit ultérieur et de faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Sans être exhaustives, les listes suivantes devraient donner une idée de ce dont les deux équipes pourraient être responsables.

Équipe administrative :

• Définir le projet
• Préparer des documents liés au projet tel que des guides, des modèles, des appels, etc.
• Gérer l’inscription publique du projet sur la plateforme de la communauté Rebus
• Gérer les appels pour différents contributeurs
• Discuter avec les bénévoles potentiels et accompagner ceux qui sont sélectionnés
• Suivre le contenu et de l’avancement du projet
• Communiquer avec les gens et envoyer régulièrement des rappels
• Collaborer avec l’équipe
• Effectuer une révision de développement du contenu
• Lire la ressource avant qu’elle ne soit publiée
• Agir en tant que soutien pour les autres membres de l’équipe
• Clarifier les rôles et les tâches des membres de l’équipe
• Organiser des conférences téléphoniques avec des auteurs ou d’autres volontaires

Équipe consultative :

• Contribuer à la définition et à l’orientation du projet, ainsi qu’à son contenu
• Fixer des objectifs stratégiques généraux pour la ressource
• Veiller à ce que ces objectifs soient atteints
• Veiller à ce que l’équipe intègre des perspectives diverses, qui sont également représentées dans le contenu créé
• Gérer les conflits
• Agir en tant qu’organisme impartial et conseiller l’équipe administrative sur les décisions
• Aider à trouver et à recruter des bénévoles
• Participer à des réunions ou à des appels
• Promouvoir le projet de la conception à la publication

Enfin, veillez à discuter de toute autre attente avec l’ensemble de l’équipe de direction et à prendre le temps de réfléchir aux stratégies de prise de décision que vous pouvez utiliser au cours du projet. Vous pouvez également signer un protocole d’entente (PE) avec chaque membre de votre équipe afin de vous assurer que vous êtes sur la même longueur d’onde en ce qui concerne leur position dans le projet. Nous avons préparé un modèle que vous pouvez utiliser ou adapter.

Recrutement de membres pour les deux équipes

Lors de votre réflexion sur les différents rôles, vous pouvez également déterminer qui est le mieux placé pour aider à diriger le projet et quelle est l’expertise qu’il peut apporter.

L’équipe administrative aura probablement une incidence plus directe sur le contenu et devra s’engager à participer activement au projet. Une expérience dans le domaine de l’édition de manuels libres est un plus, et vous travaillerez en étroite collaboration avec eux, ils doivent donc être fiables! Voici quelques exemples de personnes susceptibles de participer :

1. Bibliothécaires intéressés/responsables du développement des REL dans votre établissement
2. Concepteurs pédagogiques ou autres personnes du centre d’enseignement et d’apprentissage de votre établissement
3. Collègues ou étudiants diplômés de votre département
4. Collaborateurs à d’autres projets en dehors de votre établissement
5. Auteurs ou réviseurs déjà rattachés au projet

De plus, en ce qui concerne l’équipe consultative, vous devez garder en tête les parties suivantes :

1. Experts de haut niveau dans votre domaine ou mentors
2. Personne que vous connaissez avec de l’expérience dans la publication de manuels scolaires ou de manuels libres
3. Conseillers communautaires (ce point est essentiel si vous travaillez avec une communauté particulière ou avec des connaissances autochtones)
4. Bibliothécaires spécialisés
5. Enseignants avec l’expérience de l’enseignement du cours auquel la ressource est destinée

Un autre élément à prendre en compte lors de la formation des deux équipes est la diversité et la représentativité des professionnels de votre domaine. Cela peut signifier qu’il faut sortir de son réseau existant et prendre en considération des personnes qui n’auraient pas été envisagées pour ce type de projet (par exemple, des étudiants diplômés).

De plus, le fait d’inclure des enseignants avec de l’expérience de l’enseignement du cours sur lequel vous travaillez signifie que vous avez plus de chances de compiler une ressource ayant une valeur pratique dans la salle de classe. Vous devez chercher des membres qui ont une expertise dans le domaine, qui sont organisés, engagés et qui adhèrent aux raisons de la création d’une ressource libre. Il est également important de prendre en compte les engagements en termes de temps des gens, car faire partie de l’équipe administrative peut représenter beaucoup de travail. S’ils ne sont pas en mesure de s’engager, un rôle de conseiller pourrait leur être plus approprié.

Vous vous questionnez peut-être aussi sur le nombre de personnes nécessaires. Malheureusement, il n’y a pas de formule secrète, cela dépend vraiment du projet! L’objectif est de disposer d’un nombre suffisant de membres pour que personne ne se retrouve à faire tout le travail, mais pas trop pour que personne ne sache clairement qui fait quoi. Quel que soit le nombre de personnes recrutées, il est important qu’elles comprennent clairement leurs responsabilités.

Notre guide de recrutement énumère les stratégies que vous pouvez mettre en œuvre pour trouver votre équipe, alors jetez-y un coup d’œil lorsque vous serez prêt à commencer à chercher du personnel.

Exemples d’équipes consultatives et de direction en action

Comme nous l’avons mentionné dans l’introduction, ce guide a été élaboré sur la base de nos expériences de travail avec de nombreux projets de manuels libres dans le monde entier. Compte tenu de cette expérience, nous avons voulu partager quelques exemples d’équipes consultatives et de direction en action, afin que vous puissiez mieux comprendre leur rôle et leur importance dans le processus de publication de manuels libres.

L’un de nos projets pilotes de manuel libre, From the Ground Up : An Introduction to North American Archaeology, a mis en place très tôt une équipe consultative. Le livre lui-même vise à offrir un aperçu général des groupes diversifiés qui vivent « en Amérique du Nord » depuis plus de 10 000 ans et de la pertinence des leçons du passé aujourd’hui. L’équipe consultative est composée d’un certain nombre d’experts en la matière issus de différents types d’établissements. La responsable du projet, Katie Kirakosian, explique son objectif :

Le comité directeur a été formé pour aider à guider le processus élargi de création de ce manuel libre. Le comité suivra l’avancement de chaque volet de ce projet et se préparera aux prochaines étapes (c.-à-d. envoyer des sections aux fins d’examen, promouvoir le manuel, etc.). Les membres du comité directeur peuvent être invités à donner leur avis si des questions doivent être discutées par un groupe impartial qui connaît bien le contexte de l’archéologie nord-américaine. L’objectif est que le comité directeur soit proactif plutôt que réactif en se concentrant sur les besoins complexes et variés et les défis potentiels pendant la durée de vie du projet. Si vous avez un problème lors de l’élaboration du projet, envoyez un courriel directement à Katie Kirakosian qui pourra vous conseiller ou porter le problème à l’attention du comité directeur, si nécessaire. N’envoyez pas de courriel directement au comité directeur!

Un autre projet pilote, Introduction to Philosophy a nécessité une équipe administrative importante et spécialisée en raison de l’ampleur de la ressource créée. Le projet visait à créer une série de textes d’introduction libres, chacun dans un sous-domaine de philosophie différent. Pour mener à bien un projet de cette envergure, chaque texte a son propre rédacteur, et un rédacteur de série supervise l’ensemble de l’opération. À l’heure actuelle, l’équipe est composée de neuf personnes réparties entre l’Amérique du Nord, l’Europe et l’Afrique, deux autres postes devant être pourvus à l’avenir pour les sous-domaines restants. Bien que chaque rédacteur soit responsable du contenu et des contributeurs de sa propre partie de la série, il prend également des décisions collectives concernant les processus d’édition et de révision, rédige ou fournit une rétroaction sur les guides, aide au recrutement, et plus encore.

D’autres projets ont été couronnés de succès avec une équipe de direction plus restreinte, composée uniquement d’un gestionnaire de projet et d’un auteur principal. Dans ces cas, l’expertise de l’auteur principal a été bien équilibrée par l’apport plus opérationnel du gestionnaire de projet. Ensemble, le duo a pu définir le projet, créer des appels, gérer le contenu, évaluer l’avancement du projet, etc.

Comme vous pouvez le constater, les équipes se présentent sous différentes formes et tailles! Cela signifie qu’avec un peu de réflexion sur ce que vous avez et ce dont vous avez besoin, vous serez en mesure de trouver l’approche qui vous convient le mieux.