La création (et la lecture) d’une REL est un effort collectif. Il est donc important de commencer à réfléchir très tôt aux personnes dont vous souhaitez la participation à votre projet, à ce qu’elles apportent et à ce qu’elles peuvent donner et recevoir en faisant partie de l’équipe. Cette section du The Rebus Guide to Publishing Open Textbooks (So Far) vous aidera à collaborer efficacement avec votre équipe, à définir les rôles clés et les responsabilités nécessaires à votre projet de REL et à recruter de nouveaux membres pour rejoindre votre projet, et bien d’autres choses encore.

Pourquoi est-il important d’avoir une équipe?

Les équipes apportent un certain nombre d’avantages à un projet et vous permettent, à vous et à vos ressources, d’avoir une incidence encore plus importante que si vous étiez seul à travailler sur le livre.

Une équipe autour de votre manuel garantit les éléments suivants :

• des personnes pour aider à partager la charge de travail
• différentes perspectives et expériences qui alimentent la création du livre
• des domaines variés d’expertise et de connaissance
• la possibilité de faire appel au temps, aux compétences et à l’expertise d’autres personnes en fonction des besoins
• des occasions de réseautage intégrées
• du marketing intégré pour le livre
• un groupe d’adoptants potentiels
• d’autres personnes investies dans la maintenance à long terme du livre
• une expérience agréable, sociale, collaborative et globalement amusante!

Les études montrent qu’une équipe diversifiée favorise l’innovation, la créativité et la réflexion, et peut vous aider à créer une ressource de plus grande portée. Par exemple, des équipes diversifiées peuvent contribuer à garantir que le contenu du livre reflète le monde dans lequel vivent les apprenants, à développer des exercices ou des exemples dans lesquels toute la communauté étudiante peut se reconnaître et, enfin, à veiller à ce que la ressource ne renforce pas le statu quo ou ne perpétue pas les stéréotypes. Une équipe composée, non seulement d’experts en la matière, mais aussi d’enseignants qui ont enseigné ou qui enseigneront avec la ressource, peut également s’assurer que celle-ci a une valeur pratique dans les salles de classe et pour les étudiants.

Qu’est-ce qui fait une bonne équipe?

Les bonnes équipes ne se forment pas toujours naturellement, mais doivent souvent être cultivées et entretenues avec soin! Une équipe est un groupe vivant de personnes qui ont besoin de communication, de temps, d’attention et d’une compréhension commune pour continuer à travailler efficacement et dans la joie. Nous espérons que ces conseils vous aideront à cultiver un groupe de personnes engagées autour de votre projet.

1. Veiller à ce que votre équipe soit composée de personnes qui s’investissent dans le projet et qui croient en sa mission et ses objectifs. Le processus d’intégration de chaque membre de l’équipe doit comprendre un résumé de l’objectif du projet et, si possible, quelques phrases emphatiques de votre part sur les raisons de votre participation ou sur ce qui vous motive dans le projet.
2. Encourager les membres à être francs quant à leur charge de travail et à ce qu’ils peuvent (ou ne peuvent pas) faire. Dans le cas des projets de manuels libres, qui sont principalement menés par des bénévoles, les tâches à accomplir ne manquent souvent pas. Vous ne voulez pas surcharger votre équipe, provoquer un épuisement professionnel ou des sentiments négatifs à l’égard du projet.
3. Veiller à ce que chacun comprenne les attentes liées à une tâche donnée lorsqu’il l’entreprend – vous voulez être sûr que les gens terminent ce sur quoi ils ont accepté de travailler. Une bonne équipe se compose de personnes qui accomplissent leurs tâches, quelle qu’en soit l’ampleur.
4. Communiquer fait partie intégrante du rendement d’une équipe. Vous devez travailler à créer une atmosphère qui encourage les membres de l’équipe à se parler, à partager leurs progrès sur les tâches et à indiquer s’ils ont besoin de plus de temps ou d’aide, etc. Plus les membres de votre équipe ont d’interactions entre eux, moins ils se sentent isolés et plus la communauté autour du manuel devient forte.
5. Avoir un chef. Chaque équipe a besoin d’un chef, mais dans le cas des projets de manuels libres, les équipes ont besoin de plus qu’une direction formelle. Contrairement à une personne qui se contente de lancer des ordres ou d’assigner des tâches, les manuels libres ont besoin de champions de projet qui motivent et informent l’équipe et, ce faisant, font avancer le projet. Lorsque vous trouvez ces personnes, faites tout ce que vous pouvez pour les garder!
6. Valoriser chaque membre de l’équipe. Avec un groupe aussi large, il peut sembler difficile d’aider chacun à s’entendre et à accomplir son travail, mais l’essentiel est de veiller à ce que chaque membre de l’équipe se sente valorisé, ait le sentiment d’appartenir à un groupe et soit satisfait de sa contribution au projet.
7. Diversifier les équipes. Les bonnes équipes doivent également être composées de plusieurs personnes et être représentatives des personnes qui utiliseront le contenu. Cette diversité contribuera à façonner la ressource à travers différents points de vue et perspectives, ce qui la rendra plus applicable et plus utile pour un large éventail d’utilisateurs.
8. Garder toujours à l’esprit : « Rien sur nous ne se fera sans nous. » Si le contenu sur lequel vous travaillez implique des communautés traditionnellement marginalisées, veillez à ce que des représentants de ces communautés y participent dès le début.
9. Distinguer les mesures du succès. Il n’y a pas deux équipes identiques, et leurs mesures du succès ne devraient pas l’être non plus. Une bonne équipe définira ensemble les résultats escomptés du projet, en fixant des objectifs réalistes pour le groupe et pour les individus en fonction des ressources disponibles. Une équipe de cinq personnes ne pourra peut-être pas assumer autant qu’une équipe de cinquante, mais ce n’est pas grave! Il faut souligner chaque tâche accomplie et chaque étape franchie, et considérer qu’elle rapproche votre équipe de l’objectif final.

Maintenant que vous savez ce qui constitue une bonne équipe, vous pouvez commencer à bâtir ce groupe. Consultez notre guide de recrutement pour savoir comment trouver et intégrer de nouveaux membres à votre projet.

Quelles sont vos responsabilités à l’égard de votre équipe en tant que chef?

Les bonnes équipes ont besoin de soutien et il y a certaines choses que vous devriez faire pour être un meilleur responsable de projet. Cela va sans dire, mais soyez gentils avec tous ceux qui donnent de leur temps et de leur énergie! Tout en restant concentré sur le projet et ses objectifs, vous devez constamment vous rappeler que tous les membres de l’équipe sont des êtres humains. Le bien-être des membres de l’équipe est tout aussi important que le projet lui-même, alors soyez compréhensif lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu. En tant que responsable, vous devez veiller au bien-être général de votre groupe, mais pas au détriment de vous-même. C’est un équilibre difficile à trouver, mais nous espérons que les conseils et les suggestions ci-dessous vous aideront!

Voici d’autres stratégies qui pourraient vous être utiles :

• La meilleure façon d’être un bon gestionnaire de projet pour votre équipe est d’être ouvert et transparent sur le projet et les tâches qui y sont liées. Veillez à donner à vos coéquipiers toutes les informations dont ils ont besoin dès le départ et précisez clairement ce que vous attendez d’eux. Il est essentiel de définir des attentes claires au début du projet et de maintenir les lignes de communication ouvertes tout au long du processus.
• Dans la mesure du possible, vous pouvez élaborer des lignes directrices pour l’équipe ou la communauté que vous pouvez communiquer à chaque nouveau membre et qui précisent ces attentes simples. De plus, en tant que responsable, vous devez montrer l’exemple à l’équipe et respecter les délais fixés pour toute tâche que vous vous êtes engagé à accomplir. Il est important que vous participiez au travail ou que vous préveniez suffisamment tôt vos coéquipiers si vous n’êtes pas en mesure de le terminer à temps. Vous devez indiquer clairement que l’on attend la même chose de tous les membres de l’équipe.
• Au début de leur participation au projet, veuillez demander à tous les contributeurs de signer un protocole d’entente (PE) afin de clarifier leurs rôles et responsabilités par rapport à l’ensemble de l’équipe. Ce document peut vous aider à résumer clairement votre projet et ses objectifs, ainsi que les responsabilités et les attentes de chaque collaborateur. Vous pouvez utiliser notre modèle de PE et l’adapter à votre projet, ou créer votre propre modèle. Dans un esprit de collaboration, assurez-vous de signer vous-même le protocole d’entente, afin que les bénévoles sachent que les mêmes attentes et les mêmes normes s’appliquent à eux comme à vous – et veillez à respecter les engagements pris.
• Si les contributeurs ont des questions à vous poser, que ce soit au début du projet ou plus tard, soyez patient avec eux et faites de votre mieux pour répondre à leurs interrogations, même si l’information est disponible ailleurs. Comme nous l’avons mentionné, les volontaires jongleront probablement avec de nombreux projets, tâches et responsabilités différents, de sorte qu’ils risquent d’oublier des détails liés à votre projet ou de s’embrouiller dans leur tâche précise. Là encore, faites preuve de patience et de gentillesse en interagissant avec eux, leur expérience de travail sur le projet n’en sera que meilleure! Sur le plan pratique, vous devez garder le plus grand nombre possible de ces échanges publics, afin que tout le monde profite des réponses, et vous assurer que toutes les questions ont des réponses dans votre documentation (les mettre à jour si nécessaire), et maintenir une liste de questions fréquentes que vous pouvez transmettre aux gens.
• Tout au long du projet, vous devez vous assurer de reconnaître vos bénévoles et leur temps en leur témoignant une gratitude constante. La reconnaissance de leurs contributions et de leur engagement est très importante.
• Vous devez faire en sorte que l’expérience soit agréable! Il est important de faire de votre mieux pour prévoir des moments de convivialité informels pour rattraper le temps perdu, discuter du temps qu’il fait et dire bonjour lorsque vous vous rencontrez, lors d’appels ou par voie numérique, avant de passer aux choses sérieuses.
• Vous devez fournir des mises à jour régulières à tous les membres de l’équipe concernant les travaux en cours dans d’autres parties du projet, afin qu’ils se sentent concernés par l’ensemble du projet et qu’ils soient motivés pour apporter leur propre contribution. Quelle que soit la contribution d’un bénévole au projet, cela contribue à lui donner le sentiment de faire partie de l’équipe qui travaille à un objectif commun.
• Il faut se rappeler que les membres de votre équipe peuvent être issus de milieux différents et qu’ils peuvent donc faire face à des défis différents ou avoir des besoins différents lorsqu’ils accomplissent une tâche. Il est important que vous n’imposiez pas votre façon ou votre méthode de travail à vos collègues bénévoles et que vous les laissiez décider de la meilleure façon dont ils veulent aller de l’avant avec une tâche. Vous devez vous souvenir que ce n’est pas parce qu’une chose est différente qu’elle est mauvaise.

Surtout, vous devez faire preuve de compréhension et d’empathie à l’égard de vos coéquipiers. En tant que responsable, vous devez fournir aux contributeurs une plateforme claire pour exprimer leurs préoccupations et préciser à quoi ressemblent les processus de prise de décision au sein de l’équipe. Il est important de dire aux bénévoles quelle est votre responsabilité à leur égard et à l’égard du projet et du temps que vous comptez consacrer au projet, afin qu’ils puissent voir que vous respectez leurs engagements en même temps que les vôtres.

En fin de compte, avoir une équipe autour du livre garantit que le projet sera une expérience plus facile et plus agréable, et que la ressource sera plus précieuse et valorisée! Vous pouvez consulter le reste de cette section pour voir la meilleure façon de former cette équipe, de gérer et de recruter des collaborateurs et de soutenir la motivation et l’engagement de tous.