La création de REL n’est pas une mince affaire et comporte généralement des efforts concertés de la part de nombreuses personnes ayant une vision et un objectif communs. La collaboration est au cœur du travail ouvert et a permis à la communauté de l’éducation ouverte de prospérer de nombreuses façons. Dans les projets de REL que Rebus a soutenus, la mobilisation et la collaboration ont été des facteurs clés pour déterminer l’avancement ou le succès du projet. La plupart des projets ont suscité un certain intérêt, un certain engouement et une certaine activité au cours des premières semaines. Cependant, nous avons remarqué que cet intérêt peut s’estomper assez rapidement et, dans certains cas, lorsqu’un projet s’est prolongé trop longtemps, nous avons perdu quelques contributeurs en cours de route. Il incombe aux responsables de projet de faire un effort conscient pour maintenir l’engagement de l’équipe.

Nos projets les plus réussis ont bénéficié d’une communauté active de participants – auteurs, rédacteurs, correcteurs d’épreuve, réviseurs, formateurs, chefs de file, autres bénévoles – qui ont souvent échangé des informations sur leurs tâches ou sur le projet de manière plus générale. Ces projets ont permis de s’assurer que les participants savaient que leur travail était utile et qu’il faisait partie d’un effort plus vaste. Ils ont également permis aux contributeurs d’entrer en contact avec un réseau d’échange de pratiques plus large dans leur domaine. Nous avons constaté que les projets publics très actifs servaient de preuve sociale pour les collaborateurs actuels et potentiels : ils encourageaient de nouvelles personnes à participer au projet et incitaient les personnes déjà présentes à accomplir les tâches pour lesquelles elles s’étaient engagées.

Si la mobilisation a contribué à faire avancer les projets, pour certains participants, ce sont les liens qu’ils ont noués avec d’autres et les discussions qu’ils ont eues qu’ils ont appréciés plus que le produit final. Les contacts entre les auteurs, les rédacteurs, les conseillers, etc. créent un sentiment de communauté, voire de mentorat, parmi les participants. En fin de compte, les équipes sont composées de personnes individuelles, et si vous vous concentrez sur l’humanité au cœur de nos équipes, cela conduira à une mobilisation plus profonde au sein de votre groupe et à un plus grand épanouissement dans votre travail. Les gestionnaires de projet pour le manuel libre Media Innovation and Entrepreneurship ont formé un réseau d’échange de pratiques et organisé des appels bimensuels avec ceux qui adoptent ou enseignent avec le manuel. L’un de leurs auteurs note :

« Un grand merci pour m’avoir donné l’occasion de me joindre à vous dans un voyage intellectuel et collaboratif aussi fascinant pour faire du manuel libre Media Innovation et Entrepreneurship une expérience dynamique d’apprentissage, d’écriture et de mentorat. Avec le manuel libre et le manuel l’enseignant à venir, je pense que vous contribuez également à créer un réseau et un réseau d’échange de pratiques très dynamiques. »

– Betty Tsakarestou, auteure et professeure adjointe à la Panteion University.

Éléments à prendre en compte pour une collaboration efficace

Pour vous aider dans votre parcours de REL, nous avons rassemblé des suggestions pour une collaboration efficace afin que l’équipe autour de votre projet de REL reste mobilisée et engagée dans la réalisation de la ressource jusqu’à sa publication. Vous devez appliquer ces conseils pour que l’expérience soit agréable et mémorable pour tout le monde! Il faut se rappeler qu’il n’existe pas de formule ou de stratégie toute faite qui fonctionnent pour tout le monde – vous devez prendre le temps de réfléchir, d’expérimenter et de vous appuyer sur votre équipe et votre collectif pour partager quelques idées afin de trouver ce qui fonctionne le mieux pour vous et votre équipe!

Présenter les membres de votre équipe les uns aux autres

Cela semble très simple, mais il est important de présenter les membres de l’équipe les uns aux autres, que leurs rôles se recoupent ou non ou qu’ils aient des choses en commun. Il n’est pas rare de devoir jongler avec plusieurs lignes de communication entre vous, en tant que chef d’équipe, et de nombreux participants, mais il est tout aussi important de créer des liens au sein du projet pour maintenir l’engagement des personnes. Si vous vous trouvez dans la même ville, vous pouvez essayer d’organiser une rencontre en personne. Cependant, la plupart des projets font intervenir des participants du monde entier – un simple courriel ou un appel vidéo pour que les membres de l’équipe se présentent sera donc très utile!

Si vous n’êtes pas le responsable du projet, mais un réviseur d’une partie ou d’une section particulière du livre, vous pouvez envoyer un courriel similaire aux auteurs de votre partie. Le courriel doit souhaiter la bienvenue aux membres de l’équipe et peut même inclure des liens vers des ressources partagées telles que le calendrier du projet.

Cela peut rappeler aux membres de l’équipe qu’ils font partie de quelque chose de plus grand!

Communiquer et planifier avec votre équipe

Si vous êtes le responsable du projet, il est particulièrement important de garder à l’esprit que les membres de votre équipe peuvent ne pas avoir le même style de travail ou de communication. Ces éléments varient selon les personnes et les cultures, et si vous avez une équipe internationale, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que tout le monde adopte vos habitudes par défaut. Vous devriez plutôt discuter des préférences et des attentes au début du projet et inviter les membres à participer à la planification du calendrier et des tâches du projet avec vous. Cela peut permettre d’éviter les conflits ou le désengagement en cours de route, et vous aider à mieux évaluer le moment où un problème risque de se poser.

Il convient également de discuter très tôt avec les membres de l’équipe de leurs préférences en matière de communication : le courrier électronique est-il acceptable ou les appels téléphoniques sont-ils préférables? Quel est le temps de réponse attendu? Vous devez respecter ces préférences et, comme responsable du projet, demander à votre équipe de faire de même. En partageant ces informations dès le départ, dans la mesure du possible, votre équipe se comprendra mieux, ce qui permettra des interactions plus harmonieuses et moins de frustrations.

Partager des modèles et des exemples

Vous devez vous assurer que tout le monde a des modèles de chapitres, de plans, de résumés ou de tout autre document qu’il est demandé de soumettre. Cela permet d’alléger la charge cognitive liée au démarrage du projet et de garantir l’uniformité de ce qui est soumis. Dans la mesure du possible, il est également bon de sélectionner le contenu de ce modèle à partir de ce qui a déjà été soumis ou créé par un responsable du projet et de le partager avec les autres – cela ajoute également le petit coup de pouce lorsque d’autres sont plus avancés, ce qui peut aider à faire avancer les choses!

Nous vous encourageons non seulement à exprimer vos attentes au moyen de documents, mais aussi par votre comportement et votre engagement au sein de l’équipe. Il faut participer pleinement aux conversations de l’équipe, communiquer clairement et traiter les autres membres de l’équipe avec respect (ceci est particulièrement important si vous êtes un gestionnaire de projet ou un autre responsable de l’équipe). Vous donnez le ton à vos coéquipiers, alors vous devez donner l’exemple de ce que vous aimeriez voir dans votre équipe!

Encourager le partage des projets et la publication des questions dans un espace de communication commun et central

Dans la mesure du possible, nous demandons aux contributeurs de partager leurs projets ou de poser leurs questions sur un canal public, tel que le forum de la communauté Rebus ou les Google Docs partagés avec d’autres auteurs. Si vous constatez que les mêmes questions ou préoccupations sont soulevées par plusieurs personnes, vous pouvez envisager de rédiger une FAQ que vous partagerez avec d’autres contributeurs. Vous pouvez accorder aux contributeurs des privilèges d’édition et les encourager à enrichir la liste, de sorte que la charge de la mise à jour de la liste ne repose pas uniquement sur vous. Vous pouvez également vous demander si l’une ou l’autre de ces questions pourrait être abordée dans votre guide de l’auteur/rédacteur/contributeur ou dans le résumé du projet, et les compléter si nécessaire. Cela aide les autres membres de l’équipe à faire le suivi de diverses tâches, réduit le travail à faire pour répondre aux mêmes questions plusieurs fois, donne des exemples de personnes à partir desquels travailler et sert de rappel subtil à ceux qui pourraient être en retard dans leurs échéances.

Maintenir une communication régulière avec votre équipe

La communication est la clé de la réussite d’un projet – il est important de se rappeler que les équipes sont composées de personnes!

Vous pouvez organiser un appel avec vos contributeurs, ou une séance d’information pendant les heures de bureau. Encourager la participation à ces événements peut également contribuer à développer le sentiment d’appartenance à une communauté, ce qui permet aux gens de s’investir et de se responsabiliser les uns envers les autres pour respecter leurs engagements. Ces appels peuvent être structurés autour de chaque chapitre, en mettant en relation les auteurs et les enseignants qui donnent de la rétroaction, par exemple, ou autour de chaque phase du projet (« Deux semaines avant la date limite de soumission! À l’aide! ») ou être un espace ouvert pour les commentaires et les questions, le cas échéant.

Si les courriels de rappel généraux ne suscitent pas beaucoup de réactions, essayez d’envoyer des courriels individuels ou de passer des appels individuels avec les chefs d’équipe. Si un contributeur en particulier n’est pas réactif, ou si vous n’êtes pas sûr qu’il voit les courriels que vous envoyez à toute l’équipe, vous devez vérifier avec lui personnellement pour voir comment il s’en sort. Un petit mot peut faire l’affaire, et il se peut qu’ils aient simplement des semaines chargées, mais le taux de réponse est généralement plus élevé avec cette approche.

Dissuader ceux qui veulent abandonner : encourager plutôt la participation à des tâches moins chronophages

Si, à un moment donné, quelqu’un semble se désister, vous pouvez lui suggérer de jouer un rôle différent, par exemple d’être réviseur au lieu d’être auteur, ou d’aider à promouvoir le livre par la suite, et lui demander toujours s’il souhaite être tenu au courant de l’évolution de la situation! Vous pouvez le contacter à nouveau lorsque vous cherchez d’autres types de contributions ou lorsque vous publiez le livre. Partager des mises à jour ou des notifications lorsque le livre est disponible est une bonne façon de reconnaître leur intérêt pour le projet, même s’il n’a pas été en mesure de s’y engager entièrement. Veuillez poursuivre votre lecture pour en savoir plus sur la manière de gérer les défis qui peuvent se présenter au cours du processus de production.

Toutefois, il est important de se rappeler que tous ne continueront pas, et ce n’est pas grave!

Les contributeurs ont toujours la possibilité de dire non et de se retirer s’ils ne sont pas en mesure de participer à un projet. S’ils sont suffisamment intéressés pour s’être inscrits au départ, il vaut la peine d’essayer de les tenir au courant, mais ce n’est pas toujours le cas. Cela peut être décevant, mais si quelqu’un doit se retirer complètement, rappelez-vous que nous avons tous des priorités concurrentes et que vous ne savez jamais ce qui peut se passer de leur côté. Vous devez respecter cela et leur souhaiter bonne chance. Il y aura bien d’autres personnes qui auront du temps à consacrer à votre projet et sur lesquelles vous pourrez vous concentrer.

Explorer et relever les défis

Aucun projet n’est parfait et les choses se déroulent parfois différemment de ce qui avait été prévu. Si cela se produit, ne vous inquiétez pas, c’est normal. Les choses ne se passent pas toujours très bien dans tous les projets. Des imprévus ne manqueront pas de se produire. En tant que membres d’une équipe, vous devez être réactifs et capables de vous adapter aux situations. Vous devez vous rappeler que les bonnes équipes exigent de l’attention et de la résolution de problèmes!

Lorsque ces situations difficiles se présentent, voici quelques stratégies que vous pouvez envisager :

• En tant que gestionnaire de projet, vous êtes responsable de l’ensemble de l’équipe et devez vous opposer à toute personne qui désobéit aux règles de base de l’équipe. Si un problème survient avec un bénévole, veuillez prendre le temps de le rencontrer et d’en parler face à face, plutôt que par texto ou par courrier électronique. Votre premier objectif doit être de clarifier la situation, et non de prendre une décision ou de porter un jugement. Si un bénévole se comporte de manière grossière envers vous ou toute autre personne participant au projet, vous avez le droit de lui demander de quitter le projet. Vous pouvez le faire poliment, vous devez rester sur vos positions et protéger vos collègues. Vous pouvez demander de l’aide des autres membres de votre équipe si vous en avez besoin.
• En fonction de la nature du problème, il peut être utile de revenir à vos documents préparatoires, tels que le résumé du projet, les grandes lignes, le protocole d’entente, etc. Vous devez considérer ces documents comme une preuve de votre travail dans le cadre du projet, et les passer au crible pour plus de clarté et d’assurance. Ils fournissent également une confirmation en cas de désaccord sur un point qui a été défini dès le départ.
• Si un problème lié au contenu survient, par exemple si un auteur veut se retirer du projet pendant la phase d’édition ou de révision, ou si un auteur ne veut pas apporter des modifications importantes demandées par un réviseur ou un rédacteur, vous devez consulter votre protocole d’entente et confirmer la licence sur le contenu soumis. La plupart du temps, si le contenu est sous licence CC BY, il peut être récupéré d’une manière ou d’une autre afin d’être utile au projet si vous décidez que c’est la meilleure solution. Toutefois, en fonction de la situation, il n’est pas toujours judicieux d’inclure un contenu contesté, même si vous avez le droit de le faire. Il est important de faire preuve de discernement et de vous en remettre à l’auteur du contenu.
• Il est bon de reconnaître que, dans certaines situations, c’est vous qui avez fait une erreur. Dans ce cas, il faut dire franchement où les choses ont mal tourné et assumer la responsabilité de ses actes. Ensuite, vous devez faire ce que vous pouvez pour chercher des solutions et corriger l’erreur. Vous ne devez pas avoir peur de demander de l’aide, à votre équipe et à l’ensemble de la communauté!
• Enfin, il faut se tourner vers la communauté, non seulement pour obtenir de l’aide dans certaines situations, mais aussi pour obtenir des avis et des conseils. Vous pouvez discuter avec d’autres gestionnaires de projet, découvrir leurs expériences, tirer les leçons de leurs succès et de leurs échecs, et partager vos propres expériences. Vous devez vous rappeler que même si vous êtes le seul gestionnaire de votre projet, vous n’êtes pas seul dans la communauté!

Donner l’exemple en tant que bon membre d’équipe

Le fait d’être intentionnel et sincère dans votre rôle de gestionnaire de projet servira d’exemple à votre équipe et établira une relation de confiance avec elle. Il est également bon que vous donniez l’exemple de l’engagement que vous souhaitez voir se manifester – dans les réunions et dans d’autres occasions. Si vous contribuez à créer une ressource qui sera accessible, inclusive et pertinente sur le plan culturel, il est important que ces valeurs se manifestent dans votre pratique avec les membres de votre équipe, afin qu’ils puissent les incarner dans ce qu’ils créent! Quelques suggestions simples pour commencer :

• Apprendre à prononcer les noms des membres de l’équipe
• Commencer par une reconnaissance territoriale
• Activer les services de sous-titrage pendant les réunions
• Tenir compte des préférences en matière de communication
• Répondre aux besoins d’accessibilité de l’équipe
• Présumer toujours que les personnes sont de bonne foi, car les projets de REL sont en production pendant une longue période et on ne connaît jamais tout le contexte de la vie d’un membre de l’équipe ou les défis qu’il doit relever en dehors du projet.

Nous vous encourageons également à réfléchir à d’autres moyens de démontrer à votre équipe votre engagement en faveur de l’équité. Nous espérons que vous comprendrez l’intérêt de structurer et de diriger un processus de publication équitable, ancré dans le sens de la communauté et l’altruisme!

Prendre soin de soi

Quel que soit votre rôle dans le projet, vous devez prendre soin de vous! Les projets de REL ne doivent jamais être réalisés à vos dépens ou à ceux d’autres membres de votre équipe. Nous avons voulu terminer cette section par un petit rappel pour vous assurer que vous gérez bien votre temps et votre bien-être. Le fait de le dire explicitement dès le début de votre projet peut vous aider à prendre davantage soin de vous tout au long de celui-ci! Enfin, votre langage et votre communication comptent également lorsque vous aidez les autres membres de l’équipe à prendre soin d’eux-mêmes ou lorsque vous leur accordez la grâce dont ils ont besoin s’ils doivent faire une pause ou s’éloigner du projet pendant un certain temps.

La gestion d’une équipe est un travail difficile, et vous pourriez avoir tendance à vous mettre en retrait et à garder le projet ou les bénévoles au premier plan. Le projet et les autres bénévoles sont importants, mais vous l’êtes aussi!

Vous devez être indulgent envers vous-même tout au long du processus et ne pas oublier que vous consacrez également votre énergie au projet. Quel que soit le rôle que vous occupez au sein de votre équipe, qu’il soit rémunéré ou bénévole, vous devez respecter vos propres limites physiques et mentales. Vous devez prendre des pauses lorsque vous en avez besoin et prioriser la communication – non pas pour partager des détails délicats, mais pour informer les autres lorsque des difficultés interfèrent avec l’exécution de votre projet.