2.4 : Guide de recrutement

Il y a de nombreux avantages à avoir une équipe autour de votre projet – pour vous aider à partager la charge de travail, vous motiver et améliorer la qualité et l’incidence de la ressource finale. Sans équipe, vous risquez de ne pas pouvoir mener à bien votre projet ou d’y consacrer beaucoup de temps. Pour en savoir plus sur l’importance des équipes, veuillez consulter notre aperçu de la création d’une équipe . Une fois que vous aurez défini la portée de votre projet, il est probable que vous verrez un certain nombre d’endroits où vous pourriez avoir besoin de main-d’œuvre supplémentaire.

Étant donné le besoin de main-d’œuvre supplémentaire, la plupart des équipes compteront probablement au moins quelques bénévoles. Les bénévoles sont, en termes simples, des personnes qui croient en votre projet et qui sont prêtes à y consacrer leur temps et leurs compétences sans grande (ou sans aucune) compensation financière. Le fait que de nombreux bénévoles consacrent du temps, de l’énergie et bien plus encore à votre projet sans aucune rémunération rend leur contribution d’autant plus précieuse.

Il est également important de se rappeler que même les personnes qui sont rémunérées d’une manière ou d’une autre ou qui sont chargées, dans le cadre de leur travail quotidien, de soutenir les REL (et qui ne sont donc pas officiellement considérées comme des bénévoles) sont susceptibles d’en faire plus que ce pour quoi elles sont payées. De nombreuses personnes qui participent sont susceptibles de contribuer à un projet parce qu’elles y croient, et il est important que les responsables en soient conscients et n’en abusent pas. Les gestionnaires de projet, voire l’ensemble de l’équipe, doivent reconnaître la valeur du travail fourni dans le cadre d’un projet et trouver des moyens de s’assurer qu’il est reconnu et récompensé de diverses manières, et pas seulement sous forme de compensation financière.

Les bénévoles, qu’ils soient officiellement désignés comme tels ou non, possèdent toutes sortes de compétences formidables que vous n’avez peut-être pas vous-même. Il est alors important pour vous de reconnaître la valeur qu’ils apportent et, surtout, ne pas les tenir pour acquis!

Avant le recrutement

Avant de commencer à chercher des personnes pour vous aider, nous vous recommandons de prendre quelques mesures importantes pour vous préparer.

Définir ce dont vous avez besoin

La première étape consiste à réfléchir et à rédiger les détails de ce que vous attendez d’une personne, ce qui peut prendre la forme d’une description de poste. Vous pouvez rechercher des auteurs de chapitres, des pairs évaluateurs ou des rédacteurs, mais la description de poste vous aide à définir clairement leurs tâches précises. Vous devez essayer d’être aussi précis que possible – vous devez énumérer les différentes tâches, attentes ou responsabilités du nouveau contributeur. Ainsi, vous devez également vous faire une idée du temps que le contributeur devra consacrer au projet, et y inclure un délai estimé du travail dans la description. Cela vous permet non seulement de suivre la charge de travail du contributeur, mais aussi de donner aux volontaires intéressés une idée du temps qu’ils devront consacrer au projet.

Une fois que vous aurez suivi ce processus, nous vous suggérons de faire précéder les détails de la tâche ou du travail d’un résumé de votre projet et du travail effectué jusqu’à présent, puis de terminer par des informations sur la manière de se porter volontaire ou de participer, et sur les personnes à contacter pour toute question. Voici un exemple de description de poste pour un rédacteur d’une partie d’un texte d’introduction à la philosophie.

Déterminer les personnes dont vous avez besoin

Une fois que vous avez une idée des différentes tâches qu’un contributeur devra accomplir, vous pouvez décider des exigences ou des critères essentiels qu’il devra remplir. C’est un moyen de garantir que vous trouvez la bonne personne pour le poste, et vous pouvez être aussi général ou précis que nécessaire. Par exemple, si votre projet consiste à créer un manuel libre d’introduction à la philosophie, comme dans notre exemple ci-dessus, vous pourriez être à la recherche de « membres du corps enseignant ou de doctorants (TSTD) », mais vous pouvez également mentionner des éléments tels que « l’expérience de l’enseignement des cours de philosophie de première année » comme exigence pour les auteurs de chapitres.

Toutefois, en fonction de la tâche à accomplir, il se peut que ces critères constituent plutôt un avantage supplémentaire qu’une exigence absolue. Par exemple, pour un projet de manuel libre sur la littérature hispanique, un réviseur doit parler couramment l’espagnol, alors qu’un concepteur de couverture n’a pas besoin d’avoir le même niveau de compétence.

Une fois que vous avez défini clairement les exigences, vous devez ajouter ces critères à la description du poste afin qu’ils soient clairs pour toute personne intéressée par le bénévolat.

Définir la logistique

Le recrutement de nouveaux contributeurs est un travail d’équipe (sans jeu de mots), mais pour éviter toute confusion, il est préférable de déterminer qui est responsable de quoi pour s’assurer que tout se passe bien. Les deux tâches principales sont : l’envoi des appels à contribution et la collecte des réponses. Dans certains cas, comme lors de la phase d’évaluation par les pairs, il peut être évident que le coordinateur de l’évaluation est la personne responsable, mais ce n’est pas toujours le cas. Veillez à déterminer avec votre équipe qui lancera les appels à contribution et par quels canaux (tout le monde doit avoir son mot à dire! Vous avez tous vos propres réseaux dans lesquels vous pouvez puiser) et qui doit transmettre les réponses et les questions (idéalement, une ou deux personnes au maximum afin d’éviter la confusion).

Rédiger et peaufiner l’appel

L’élément le plus important du processus de recrutement est l’appel qui invite les contributeurs à se joindre au projet. Le texte doit présenter un équilibre subtil entre les informations – trop d’informations peuvent désengager (ou carrément ennuyer) l’utilisateur, tandis que trop peu d’informations peuvent le faire hésiter à participer. La clé pour rédiger un bon appel est d’être clair sur ce que vous recherchez – c’est là que la description du poste rédigée plus tôt est utile!

Bien que vous puissiez inclure de nombreux détails, soyez judicieux quant à ce que les gens ont besoin de savoir d’emblée. En général, il s’agit des informations qui affectent le plus directement leur capacité à participer, c’est-à-dire les éléments que vous voulez qu’ils fassent et le moment où vous voulez qu’ils le fassent. La date limite de réception des candidatures est également importante. Veillez à l’indiquer soit au début, soit à la fin de l’appel, afin que les contributeurs potentiels sachent à quelle date ils peuvent être contactés.

Idéalement, le langage utilisé devrait également susciter l’enthousiasme du lecteur pour le projet et lui donner envie d’y participer. Vous pouvez mettre l’accent sur l’aspect communautaire du projet et faire savoir aux lecteurs qu’en participant, ils rejoindront une équipe d’universitaires travaillant à la création d’une ressource précieuse. Vous pouvez également inclure une liste des autres contributeurs au projet, ou des établissements dont ils sont issus, afin de motiver d’autres personnes à rejoindre l’équipe. Si votre projet a une mission précise ou des aspects uniques, veillez à les mentionner également.

Veuillez expliquer au lecteur pourquoi il devrait y participer! Qu’est-ce qu’ils y gagnent? Ils peuvent être motivés par l’aspect « bonne action », mais les lecteurs parcourront également l’appel pour voir quels sont les autres avantages qu’ils pourraient retirer de leur participation à votre projet. Il peut s’agir d’une signature en tant qu’auteur ou rédacteur, d’un autre crédit dans le livre ou d’une somme d’argent. Si vous disposez de fonds, vous pouvez indiquer toute compensation financière offerte pour le rôle.

Nous recommandons également d’écrire quelques phrases pour encourager les personnes issues de groupes traditionnellement sous-représentés à poser leur candidature. Un pas dans cette direction peut encourager les gens à postuler, et même si vous avez déjà constitué une équipe diversifiée, une contribution plus importante de personnes ayant des expériences différentes ne peut que renforcer le projet.

Dans l’ensemble, la structure de l’appel est similaire à celle de la description du poste : vous devez vous présenter et présenter brièvement le projet, et faire un renvoi au résumé du projet pour plus d’informations. Ensuite, vous devez mentionner le poste particulier que vous cherchez à pourvoir, les éventuelles conditions de participation et ajouter un lien vers la description détaillée du poste. Veillez à indiquer la date limite de dépôt des candidatures et les instructions sur la manière de manifester son intérêt (répondre au courriel, poster sur un forum public, participer à une activité sur une plateforme en ligne, etc.)

Une fois que votre équipe et vous êtes satisfaits des détails et de la langue, vous pouvez commencer à passer le mot!

Recruter

Maintenant que vous savez de qui et de quoi vous avez besoin, il est temps de passer le mot! Voici comment faire passer le message et intégrer vos nouvelles recrues.

Diffuser largement l’appel et faire appel à la participation de tous

Il est important d’attirer autant de regards que possible sur votre annonce! Selon une simple probabilité, plus il y a de personnes qui la voient, plus il y a de chances que quelqu’un y réponde. Vous et l’équipe de direction devez bien sûr partager l’appel vous-mêmes, mais aussi encourager tous les autres membres du projet à faire de même.

Un bon point de départ pour lancer l’appel est de dresser une liste des lieux où il pourrait être diffusé. Il existe un certain nombre de canaux où vous pouvez le partager, notamment :

• Gestionnaires de liste de diffusion ou listes de diffusion dans votre domaine
• Gestionnaires de liste de diffusion communautaires ou listes de diffusion précises pour les groupes traditionnellement mal desservis ou sous-représentés
• Réseaux personnels et professionnels
• Collègues ou champions des REL dans votre établissement
• Plateformes de médias sociaux
• Bulletin d’information de la communauté Rebus et autres listes de diffusion axées sur l’éducation ouverte
• Sollicitation à froid (ce n’est pas tout à fait un canal, mais cela vaut parfois la peine d’essayer)

D’une manière générale, les listes de diffusion et les réseaux personnels propres à un sujet permettent de cibler les instructeurs, le corps enseignant ou les chercheurs, et peuvent s’avérer utiles pour les tâches nécessitant une expertise en matière de contenu, tels que la rédaction, la révision, les essais bêta ou le processus d’adoption. Les appels lancés sur les médias sociaux ou les REL dans les bulletins d’information s’adressent à un groupe de personnes plus général et constituent un bon canal pour des activités telles que la mise en forme, la correction ou la révision. Les sollicitations à froid peuvent être utilisées pour cibler des personnes précises pour n’importe quelle activité, mais cela demande un certain travail pour trouver les personnes à qui s’adresser et n’offre pas toujours le meilleur rendement sur le temps investi.

Répondre aux contributeurs intéressés

Maintenant que vous recevez d’innombrables réponses de contributeurs intéressés (du moins nous l’espérons!), il est important que vous, ou la personne désignée leur répondiez rapidement! L’idéal est de répondre dans un délai d’un jour ou deux, car c’est important non seulement en signe de respect envers le répondant, mais aussi pour tirer parti de son intérêt! Vous devez garder à l’esprit que toute personne qui communique avec vous est potentiellement un membre précieux de l’équipe et un défenseur du projet, même si elle n’assume pas le rôle que vous lui avez confié. De même, si les gens posent toujours les mêmes questions, vous pouvez en profiter pour ajouter des informations à l’appel ou à la description du poste.

Si vous recevez une manifestation d’intérêt de la part d’une personne qui ne semble pas convenir au poste, veillez à la remercier de l’intérêt qu’elle porte à votre projet et faites-lui savoir qu’il existe peut-être d’autres rôles dans le projet qui lui conviendraient mieux. S’ils ne répondent pas à certains des critères énumérés pour le poste, vous pouvez (si nécessaire) vous appuyer sur ces éléments pour expliquer votre décision, d’où l’intérêt de les mettre par écrit à l’avance.

Si vous recevez une manifestation d’intérêt de la part d’une personne qui semble convenir au poste, mais qui ne peut pas s’engager à respecter le calendrier ou le délai que vous avez fixé, vous pouvez commencer par la remercier et lui faire savoir que son calendrier ne correspond pas à ce que vous aviez en tête, mais essayer de la garder comme option au cas où vous ne trouveriez personne d’autre. Vous pouvez suggérer de poursuivre la recherche pour le moment, mais que vous reviendrez si vous ne parvenez pas à recruter quelqu’un selon le calendrier prévu. Si vous trouvez un substitut, n’oubliez pas de l’informer! Et lorsque vous le faites, vous devez toujours leur proposer de les tenir au courant des tâches futures et des mises à jour du projet.

Enfin, si vous ne recevez aucune réponse, ne désespérez pas! Retournez à la planche à dessin et essayez ce qui suit :

• Vérifiez si quelque chose manque, porte à confusion ou n’est pas clair dans l’appel ou la description de poste.
• Demandez à des collègues ou à des membres de l’équipe s’ils voient des éléments à modifier dans votre texte.
• Réfléchissez à la possibilité de diviser le travail en éléments plus petits, moins contraignants.
• Pensez à l’échéancier – si tout le monde est absorbé par la planification ou la correction, vous devrez peut-être attendre un certain temps avant que les gens ne répondent.
• Revoyez votre plan de sensibilisation, recherchez d’autres options et continuez à envoyer!

Parfois, il suffit de persévérer, de faire de petites modifications et d’essayer à nouveau jusqu’à ce que vous trouviez la bonne formule.

Et maintenant, si vous avez suivi les combinaisons, vous savez qu’il n’en reste plus qu’une : la formule magique de la personne qui a répondu à votre appel, qui est intéressée par le projet et qui est heureuse de travailler dans le calendrier fourni! Hourra! Poursuivez votre lecture pour savoir comment intégrer ce nouveau membre de l’équipe à votre projet!

Accueillir une nouvelle recrue

Tout d’abord, vous devez répondre au contributeur et confirmer que vous voulez lui souhaiter la bienvenue dans le projet! Comme pour toutes les autres réponses, n’oubliez pas de les remercier de leur intérêt et de leur temps. La gratitude et l’enthousiasme sont très utiles lorsque vous demandez aux gens de vous consacrer du temps et de l’énergie.

Ensuite, vous devez leur expliquer le processus et leur envoyer toutes les informations dont vous disposez sur la tâche qu’ils auront à accomplir, et leur faire savoir que les questions sont les bienvenues. Par exemple, si vous recrutez un nouvel auteur pour votre projet, vous devez lui expliquer le processus d’écriture et de rédaction, lui présenter le guide de l’auteur, lui montrer un modèle de chapitre et lui confirmer le calendrier pour la réception de la première version. Avant qu’il ne commence à travailler sérieusement sur sa tâche, vous devez également lui faire part de tout protocole d’entente, contrat ou accord à signer (p. ex., notre exemple de PE pour les contributeurs). Vous devez indiquer aux nouvelles recrues les outils ou canaux de communication que vous utilisez, afin qu’elles sachent comment vous contacter ou contacter d’autres membres de l’équipe. À ce stade, vous pouvez également partager les fiches de suivi ou les autres ressources que vous utilisez pour gérer les tâches ou le projet.

À ce stade, il est souvent judicieux d’organiser un appel téléphonique pour passer en revue toutes ces informations, plutôt que de s’en remettre uniquement au courrier électronique. C’est l’occasion de passer en revue les détails et de répondre à toutes les questions en suspens qu’ils pourraient avoir sur le projet ou sur leur rôle en particulier.

Dans un esprit de collaboration, vous devez également présenter le nouveau collaborateur au reste de votre équipe, ce qui peut également être fait lors d’un appel, surtout si vous recrutez plusieurs personnes en même temps. La mise en relation des membres de l’équipe, et pas seulement de l’équipe administrative est essentielle pour créer une communauté autour de votre REL et de votre projet!

Après le recrutement

Maintenant que votre équipe est constituée, il est temps de se mettre au travail! Votre prochaine tâche consiste à vous assurer que votre nouvelle équipe a tout ce dont elle a besoin pour réussir. Voici quelques conseils.

Maintenir la participation des contributeurs

Alors que le travail de recrutement est terminé, il est temps de s’assurer que les membres de l’équipe sont actifs et engagés dans les tâches qui leur sont confiées. S’il est toujours possible que les contributeurs abandonnent le projet pour diverses raisons, vous devez vous assurer qu’ils ne sont pas motivés par la façon dont le projet est géré ou par le manque de communication avec l’ensemble de l’équipe.

Il est essentiel de communiquer clairement avec chaque membre de votre équipe. Veillez donc à partager les informations dont ils ont besoin et à être franc en cas de changement de programme, de travail supplémentaire, de retard, etc. Tout au long du projet, vous devez rester en contact avec les contributeurs et vérifier régulièrement leurs tâches. Vous devriez également leur envoyer des mises à jour fréquentes sur les progrès réalisés dans l’ensemble. Il est également utile de leur demander une rétroaction sur divers aspects du projet : leur expérience pourrait leur donner un aperçu supplémentaire ou fournir une perspective critique qui améliore la façon dont une tâche est gérée ou exécutée.

Pour plus d’idées, veuillez consulter notre guide sur la collaboration efficace.

Autres éléments à garder à l’esprit

Bien que nous ayons décrit ici un processus de A à Z, il est probable que le recrutement se poursuive dans le cadre de votre projet, au fur et à mesure que vous atteignez et découvrez diverses activités pour lesquelles vous avez besoin d’un plus grand nombre de personnes. La première fois sera toujours la plus difficile, mais à partir de là, pour les appels supplémentaires, vous pouvez réutiliser une grande partie de votre texte, l’adapter en fonction de la rétroaction, passer par les mêmes canaux, tirer parti de votre équipe grandissante, et votre public cible saura déjà qui vous êtes et ce que vous faites! De plus, la pratique permet de s’améliorer et de se faciliter la tâche.

Il est également bon de savoir qu’il y a parfois plus de bénévoles que prévu. Il est important de prendre le temps de vous demander combien de personnes sont nécessaires pour ce travail et si un plus grand nombre de personnes pouvait être bénéfique. Par exemple, si vous pensiez avoir un auteur par chapitre et que plus de personnes que prévu sont intéressées, une collaboration pourrait être envisagée. Vous pouvez toujours vous adapter! Quoi qu’il en soit, la chose la plus importante est de faire en sorte que toutes les personnes qui cherchent à s’impliquer le soient d’une manière ou d’une autre. Même si elle ne travaille pas directement sur le projet, toute personne suffisamment intéressée par ce que vous faites est un atout.

Dans d’autres cas, malgré tous vos efforts, le nombre de personnes intéressées est inférieur à ce que vous souhaitiez. Ce n’est pas grave, cela nous arrive à tous. Dans ce cas, il s’agit de privilégier la qualité à la quantité, et vous pouvez faire en sorte de tirer le meilleur parti de ceux dont vous disposez. Cela signifie qu’il faut faire en sorte que l’expérience soit positive pour eux et faire preuve de souplesse en termes de temps et de charge de travail pour que les choses restent gérables.

Enfin, vous devez vous rappeler que tout contributeur au projet est un bénévole (même s’il est rémunéré). Ils choisissent de consacrer leur temps et leur expertise à votre projet, alors vous devez faire tout ce que vous pouvez pour que cela en vaille la peine, et reconnaître leurs contributions de toutes les manières possibles.