Détermination des spécifications

La première étape consiste à déterminer quelles exigences particulières s’appliquent à votre organisation, le cas échéant. En plus de l’obligation générale qui stipule que les organisations « prennent en compte la conception et les critères et options d’accessibilité lors de l’obtention ou de l’acquisition de biens, de services ou d’installations », les exigences actuelles de la LAPHO   applicables aux collèges et universités sont décrites sur la page Exigences légales. N’oubliez pas que ces exigences légales peuvent être modifiées à l’avenir.

En plus de ces exigences légales, les établissements d’enseignement postsecondaire peuvent vouloir intégrer des spécifications d’accessibilité dans leur processus d’approvisionnement. En établissant une politique qui définit le niveau d’accessibilité, il sera plus facile de fournir un contenu accessible de manière cohérente. Voir la page Approvisionnement pour des conseils en matière de politiques.

Définir les spécifications

Certaines organisations incluent un énoncé général dans les sollicitations exigeant vaguement la conformité   aux normes ou aux directives législatives. Une référence générale rend quasiment impossible de déterminer si un produit répond aux exigences d’accessibilité. Par exemple, l’obligation de « se conformer aux normes de la LAPHO » ne sera pas pertinente pour la plupart des processus d’approvisionnement, car la LAPHO ne précise pas de normes particulières en matière d’approvisionnement. Au lieu de cela, faites précisément référence aux exigences d’accessibilité auxquelles le produit est censé répondre.

Les spécifications exactes dépendent du produit (p. ex. matériel, logiciel, tablette, téléphone) et de sa fonctionnalité ou de son objectif (p. ex. communication vocale, transmission vidéo). Pour garantir une accessibilité totale, certaines spécifications qui peuvent sembler sans intérêt devront être incluses. Par exemple, si la documentation du produit comprend une vidéo intégrée, les spécifications pour la vidéo et les documents audio peuvent devenir pertinentes.

Il existe deux outils principaux pour vous aider à définir les spécifications dans les documents d’achat : un outil du gouvernement canadien et un outil du gouvernement américain. Ils sont fondés sur des normes très semblables, mais comportent quelques distinctions (normes ETSI et article 508). L’outil canadien est plus applicable aux établissements de l’Ontario, car il ne fait pas référence à une législation américaine précise.