Détermination des spécifications
La première étape consiste à déterminer les exigences précises qui s’appliquent, le cas échéant, à votre organisation. En plus de l’obligation générale de prendre « en compte la conception axée sur l’accessibilité et les critères et options d’accessibilité lors de l’obtention ou de l’acquisition de biens, de services ou d’installations », les exigences actuelles de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario relatives aux collèges et aux universités sont présentées sur la page Exigences juridiques pour l’Ontario. Il est à noter que ces obligations légales peuvent changer dans le futur.
En plus de ces obligations, les établissements d’enseignement postsecondaire sont invités à intégrer des spécifications relatives à l’accessibilité dans leurs approvisionnements. Mettre en place une politique qui définit le niveau d’accessibilité permettra plus facilement de toujours offrir du contenu accessible. Voir la page Approvisionnement accessible pour obtenir des conseils sur les politiques.
Définition des spécifications
Certaines organisations incluent un énoncé général dans leurs demandes de soumission demandant vaguement le respect des normes ou des dispositions législatives. Il est pratiquement impossible de déterminer si un produit respecte les exigences en matière d’accessibilité à partir d’un énoncé général. Par exemple, un énoncé exigeant « le respect des normes de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario » serait sans intérêt pour la plupart des approvisionnements parce qu’il n’existe aucune norme précise dans cette loi au sujet de l’approvisionnement. Il est donc préférable de préciser les exigences que le produit doit respecter en matière d’accessibilité.
La précision des spécifications dépend de l’objet de l’approvisionnement (p. ex. matériel informatique, logiciel, tablette, téléphone) ainsi que de sa fonction prévue (p. ex. communications vocales, transmissions vidéo). Afin d’assurer une accessibilité totale, il faudra inclure certaines spécifications qui peuvent sembler à première vue inutiles. Par exemple, si la documentation du produit comprend une vidéo, il pourra être alors utile de mentionner les spécifications relatives à la vidéo et à l’audio.
Deux outils principaux peuvent vous aider à définir les spécifications dans les documents d’approvisionnement : un outil du gouvernement canadien et un du gouvernement des États-Unis (lien uniquement en anglais). Ils sont fondés sur des normes très similaires, mais légèrement différentes (Institut européen des normes de télécommunication [ETSI] et Section 508). L’outil canadien s’applique davantage aux établissements ontariens, car il ne fait pas référence à la législation américaine.
