Une fois le projet défini et l’équipe de projet formée, vous êtes prêt à entamer la deuxième phase du cycle de vie de la gestion de projet : la phase de planification détaillée du projet.
La planification du projet est au cœur du cycle de vie du projet et indique à toutes les personnes concernées votre destination et la façon dont vous y parviendrez. La phase de planification est celle où l’on documente les plans du projet, où l’on définit les produits livrables et les exigences du projet et où l’on établit le calendrier du projet. Il s’agit de créer un ensemble de plans pour guider votre équipe tout au long des phases de mise en œuvre et de clôture du projet. Les plans créés au cours de cette phase vous aideront à gérer les délais, les coûts, la qualité, les changements, les risques et les questions connexes. Ils vous aideront également à contrôler le personnel et les fournisseurs externes afin de garantir la livraison du projet dans le respect des délais, du budget et du calendrier prévus.
La phase de planification du projet est souvent la plus difficile pour un gestionnaire de projet, car il faut donner une bonne estimation du personnel, des ressources et de l’équipement nécessaires pour mener à bien le projet. Vous devrez peut-être aussi planifier vos activités de communication et d’approvisionnement et conclure des contrats avec des fournisseurs tiers.
Voici les objectifs de la phase de planification du projet :
- établir les exigences de l’entreprise;
- déterminer les coûts, le calendrier, la liste des livrables et les dates de livraison;
- élaborer des plans de ressources;
- obtenir l’approbation de la direction et passer à la phase suivante.
Voici les processus de base de la phase de planification du projet :
- Planification de la portée – préciser les exigences de portée du projet pour faciliter la création de la structure de répartition du travail.
- Préparation de la structure de répartition du travail – préciser la division du projet en tâches et en sous-tâches.
- Élaboration du calendrier du projet – établir le calendrier de toutes les activités et préciser leur séquence de mise en œuvre.
- Planification des ressources – indiquer qui fera quel travail, à quel moment, et si des compétences particulières sont nécessaires pour accomplir certaines tâches du projet.
- Planification du budget – préciser les coûts budgétés qui seront engagés à la fin du projet.
- Planification de l’approvisionnement – se concentrer sur les fournisseurs externes et la sous-traitance.
- Gestion des risques – planifier les risques possibles et envisager des plans d’urgence et des stratégies d’atténuation facultatifs.
- Élaboration d’un plan qualité – évaluer les critères de qualité à utiliser pour le projet.
- Planification de la communication – concevoir la stratégie de communication avec tous les intervenants du projet.
La phase de planification permet d’améliorer les objectifs du projet, qui ont été définis lors de la phase de lancement. Elle comprend la planification des étapes nécessaires pour atteindre ces objectifs en cernant plus précisément les activités et les ressources précises requises pour mener à bien le projet. Maintenant que ces objectifs ont été reconnus, ils doivent être clairement articulés de façon à bien détailler chaque objectif reconnu. La compréhension de l’objectif pourrait alors changer. Souvent, le simple fait d’essayer de décrire quelque chose avec précision nous permet de mieux comprendre ce que nous regardons. Cette articulation sert de base à l’élaboration des exigences. Cela signifie qu’après avoir clairement formulé un objectif, nous pouvons le décrire en termes concrets (mesurables) et déterminer ce que nous devons faire pour l’atteindre. Il est évident que si l’objectif n’est pas correctement articulé, les exigences seront mal orientées, et le projet qui en résultera ne représentera pas le véritable besoin.
Les utilisateurs commencent souvent par décrire leurs objectifs dans un langage qualitatif. Le gestionnaire de projet doit travailler avec l’utilisateur pour donner des définitions quantifiables à ces termes qualitatifs. Ces critères quantifiables comprennent le calendrier, les coûts et les mesures de la qualité. Dans le cas des objectifs du projet, ces éléments sont utilisés comme mesures pour déterminer la satisfaction des exigences du projet et sa réussite. Les évaluations subjectives sont remplacées par des attributs numériques réels.
Exemple 1
Un internaute pourrait demander un système rapide. L’exigence quantitative devrait être que tous les écrans s’affichent en moins de trois secondes. Le délai au cours duquel l’écran doit s’afficher est un objectif précis et tangible. Vous saurez donc que l’exigence a été satisfaite lorsque l’objectif aura été atteint.
Exemple 2
Supposons que votre entreprise va produire un lot de lait de poule pour les Fêtes de fin d’année. L’énoncé de votre objectif pourrait être formulé de la manière suivante : Christmas Cheer, Inc. produira deux millions de caisses de lait de poule pour les Fêtes, qui seront expédiées à nos distributeurs d’ici le 30 octobre, pour un coût total de 1,5 million de dollars ou moins. Les critères des objectifs de cet énoncé sont clairement énoncés, et leur respect peut être facilement mesuré. Les intervenants sauront que les objectifs sont atteints lorsque les deux millions de caisses seront produites et expédiées à la date prévue, dans le respect du budget fixé.
Lors de la formulation des objectifs du projet, il convient de suivre la règle SMART :
- Spécifique – entrer dans les détails. Les objectifs doivent être spécifiques et rédigés en termes clairs, concis et compréhensibles.
- Mesurable – utiliser un langage quantitatif. Vous devez savoir quand vous avez terminé la tâche avec succès.
- Acceptable – convenu avec les intervenants.
- Réaliste – en ce qui concerne les résultats. Les objectifs impossibles à atteindre ne sont ni réalistes ni réalisables. Les objectifs doivent être centrés sur la réalité.
- Temporellement défini – des échéances, et non des durées. Les objectifs doivent être assortis d’un calendrier et d’une date de fin.
Si vous suivez ces principes, vous aurez la certitude que vos objectifs répondent aux critères quantifiables nécessaires pour mesurer le succès.
Attribution
Ce chapitre du livre Gestion de projet est une copie dérivée de Project Management par Merrie Barron et Andrew Barron sous licence Creative Commons, Attribution 3.0, non transposé.