Le gestionnaire de projet et l’équipe de projet ont un objectif en commun : réaliser les tâches du projet afin d’atteindre les objectifs de celui-ci. Tout projet a un début, une période intermédiaire durant laquelle les activités font progresser le projet vers son achèvement, et une fin (réussie ou non). Un projet standard comporte généralement les quatre grandes phases suivantes (chacune ayant son propre calendrier de tâches et ses problèmes) : le lancement, la planification, la mise en œuvre et la clôture. Ensemble, ces phases représentent le parcours d’un projet du début à la fin et sont généralement appelées « cycle de vie » du projet.
Phase de lancement
C’est durant la première de ces phases, soit la phase de lancement, que l’objectif ou le besoin du projet est cerné; il peut s’agir d’une occasion ou d’un problème commercial. Une réponse appropriée au besoin est documentée dans une analyse de rentabilité qui aborde des options de solution recommandées. Une étude de faisabilité est réalisée pour déterminer si chaque option répond à l’objectif du projet et une solution finale recommandée est déterminée. Les questions de faisabilité (« pouvons-nous réaliser le projet? ») et de justification (« devons-nous réaliser le projet? ») sont abordées.
Une fois la solution recommandée approuvée, un projet est lancé pour fournir la solution approuvée, puis un gestionnaire de projet est nommé. On détermine ensuite quels seront les principaux produits livrables et les groupes de travail participants; l’équipe de projet commence alors à prendre forme. Le gestionnaire de projet demande ensuite l’autorisation de passer à la phase de planification détaillée.
Phase de planification
La phase suivante, soit la phase de planification, est celle durant laquelle on élabore la solution du projet de la manière la plus détaillée possible et planifie les étapes nécessaires pour atteindre l’objectif du projet. Au cours de cette étape, l’équipe détermine l’ensemble du travail à effectuer. Les tâches du projet et les besoins en matière de ressources sont déterminés, ainsi que la stratégie pour y répondre. C’est ce que l’on appelle également la « gestion de la portée ». Un plan de projet est créé, décrivant les activités, les tâches, les dépendances et les délais. Le gestionnaire de projet coordonne la préparation du budget du projet en fournissant une estimation des coûts de la main-d’œuvre, de l’équipement et des matériaux. Le budget sert à suivre et à contrôler les dépenses pendant la mise en œuvre du projet.
Lorsque l’équipe de projet a déterminé le travail à effectuer, préparé le calendrier et estimé les coûts, les trois composantes fondamentales du processus de planification sont achevées. C’est le moment idéal pour cerner et essayer de traiter tout ce qui pourrait constituer une menace pour la réussite du projet. C’est ce qu’on appelle la gestion des risques. En gestion des risques, les problèmes potentiels « à haut risque » sont cernés, ainsi que les mesures à prendre pour chacun d’entre eux, soit pour réduire la probabilité que le problème se produise, soit pour réduire son incidence sur le projet s’il se produit. C’est également le moment idéal pour identifier tous les intervenants du projet et établir un plan de communication décrivant les renseignements nécessaires et la méthode de diffusion à utiliser pour tenir les intervenants informés.
Enfin, vous voudrez documenter un plan qualité, prévoyant des objectifs de qualité, des mesures d’assurance de la qualité et de contrôle, ainsi qu’un plan d’acceptation, énumérant les critères à respecter pour obtenir l’acceptation du client. À cette étape, le projet a été planifié en détail et est prêt à être mis en oeuvre.
Phase de mise en œuvre (exécution)
Au cours de la troisième phase, soit la phase de mise en œuvre, le plan du projet est mis en place et le travail du projet est effectué. Il est important de garder le contrôle et de communiquer si nécessaire pendant la mise en œuvre. Les progrès font l’objet d’une surveillance en continu et des ajustements appropriés sont effectués et consignés en tant qu’écarts par rapport au plan initial. Dans tout projet, un gestionnaire de projet consacre la majeure partie de son temps à cette étape. Pendant la mise en œuvre du projet, des gens exécutent les tâches, et des renseignements sur l’état d’avancement sont communiqués dans le cadre de réunions d’équipe régulières. Le gestionnaire de projet utilise ces renseignements pour garder le contrôle sur la direction du projet en comparant les rapports d’avancement avec le plan du projet pour mesurer le rendement des activités du projet et mettre en place des mesures correctives si nécessaire. La première mesure à prendre doit toujours être de remettre le projet sur les rails (c’est-à-dire de le ramener au plan initial). Si cela n’est pas possible, l’équipe doit consigner les écarts par rapport au plan initial, et consigner et publier les modifications apportées au plan. Tout au long de cette étape, les promoteurs du projet et les autres intervenants clés doivent être tenus informés de l’état d’avancement du projet selon la fréquence et le format de communication convenus. Le plan doit être mis à jour et publié régulièrement.
Les rapports d’étape doivent toujours mettre l’accent sur les limites prévues en matière de coût, de calendrier et de qualité des livrables. Chaque livrable du projet doit faire l’objet d’une évaluation de la qualité et être comparé par rapport aux critères d’acceptation. Une fois que tous les livrables ont été produits et que le client a accepté la solution finale, le projet est prêt à être clôturé.
Phase de clôture
Au cours de la phase de clôture, ou d’achèvement, l’accent est mis sur la remise des livrables finaux au client, la remise de la documentation du projet à l’entreprise, la résiliation des contrats avec les fournisseurs, la libération des ressources du projet et la communication de la clôture du projet à tous les intervenants. La dernière étape consiste à réaliser des études sur les leçons apprises afin d’examiner ce qui a bien et moins bien fonctionné. Grâce à ce type d’analyse, la sagesse de l’expérience est transmise à l’organisation du projet, ce qui aidera les futures équipes de projet.
Exemple : Phases d’un grand projet multinational
Une entreprise de construction américaine a remporté un contrat pour la conception et la construction de la première mine de cuivre dans le nord de l’Argentine. Il n’existait aucune infrastructure pour l’industrie minière ou les grands projets de construction dans cette partie de l’Amérique du Sud. Au cours de la phase de lancement du projet, le gestionnaire de projet s’est concentré à définir et à trouver une équipe de direction du projet possédant les connaissances, les compétences et l’expérience nécessaires pour gérer un projet complexe de grande envergure dans une région éloignée du globe. L’équipe de projet a mis en place trois bureaux. L’un d’entre eux se trouvait au Chili, où il existait de grandes infrastructures de projets de construction minière. Les deux autres étaient en Argentine. Le premier se trouvait à Buenos Aires, afin d’établir des relations et de bénéficier de l’expertise argentine, et le deuxième à Catamarca, la plus grande ville située à proximité du site minier. Une fois les bureaux en place, l’équipe de lancement du projet a commencé à élaborer des procédures pour réaliser les travaux, à obtenir les permis nécessaires et à nouer des relations avec les partenaires chiliens et argentins.
Au cours de la phase de planification, l’équipe de projet a élaboré un calendrier intégré qui coordonne les activités des équipes chargées de la conception, de l’approvisionnement et de la construction. L’équipe chargée du contrôle du projet a également élaboré un budget détaillé qui a permis à l’équipe de projet de suivre les dépenses du projet par rapport aux dépenses prévues. L’équipe de conception du projet s’est appuyée sur l’étude conceptuelle et a élaboré des plans détaillés à l’intention de l’équipe responsable de l’approvisionnement. L’équipe responsable de l’approvisionnement a utilisé les dessins pour commencer à commander de l’équipement et des matériaux pour l’équipe de construction, pour élaborer des prévisions en matière de main-d’œuvre, pour peaufiner le calendrier de construction et pour mettre en place le chantier. Bien que la planification soit un processus sans fin dans un projet, la phase de planification s’est concentrée sur l’élaboration de détails suffisants pour permettre aux différentes parties de l’équipe de projet de coordonner leur travail et à l’équipe de gestion de projet de prendre des décisions prioritaires.
La phase de mise en oeuvre représente le travail effectué pour répondre aux exigences de la portée du travail et respecter la charte. Au cours de la phase de mise en œuvre, l’équipe de projet a accompli le travail défini dans le plan et a procédé à des ajustements lorsque les facteurs du projet ont changé. L’équipement et les matériaux ont été livrés sur le chantier, la main-d’œuvre a été embauchée et formée, un chantier a été construit et toutes les activités de construction, depuis l’arrivée du premier bulldozer jusqu’à l’installation du dernier interrupteur, ont été menées à bien.
La phase de clôture comprenait la remise de l’usine nouvellement construite à l’équipe des opérations du client. Une liste des travaux à compléter des quelques éléments de construction restants a été élaborée et ces éléments ont été achevés. Le bureau de Catamarca a été fermé, le bureau de Buenos Aires a archivé tous les documents du projet et le bureau chilien travaillait déjà sur le projet suivant. Les livres comptables ont été rapprochés et clôturés, les rapports finaux rédigés et distribués, et le gestionnaire de projet a commencé à travailler sur un nouveau projet.
Attribution
Ce chapitre du livre Gestion de projet est une copie dérivée de Project Management par Merrie Barron et Andrew Barron sous licence Creative Commons Attribution 3.0 non transposé et Project Management From Simple to Complex par Russel Darnall, John Preston, Eastern Michigan University sous licence Creative Commons Attribution 3.0 non transposé.