Après avoir soigneusement planifié votre projet, vous serez prêt à entamer la phase de mise en œuvre du projet, soit la troisième phase du cycle de vie de la gestion de projet. La phase de mise en œuvre consiste à mettre le plan du projet en action. C’est là que le gestionnaire de projet coordonne et dirige les ressources du projet pour atteindre les objectifs du plan du projet. Au fur et à mesure que le projet se déroule, il incombe au gestionnaire de projet de diriger et de gérer chaque activité, à chaque étape du processus. C’est ce qui se passe dans la phase de mise en œuvre du cycle de vie du projet : vous suivez le plan que vous avez élaboré et vous gérez les problèmes qui se présentent.
La phase de mise en œuvre est celle au cours de laquelle vous et votre équipe de projet effectuez réellement le travail du projet pour produire les livrables. Le mot « livrable » désigne tout ce que votre projet permet de réaliser. Les livrables dans le cadre de votre projet comprennent tous les produits ou services que vous et votre équipe réalisez pour le client ou le promoteur, y compris tous les documents de gestion de projet que vous avez élaborés.
Les étapes de fabrication de chaque livrable varient en fonction du type de projet que vous entreprenez et ne peuvent donc pas être décrites ici de manière vraiment détaillée. Par exemple, les projets d’ingénierie et de télécommunications se concentreront sur l’utilisation d’équipements, de ressources et de matériaux pour construire chaque livrable du projet, tandis que les projets de logiciels peuvent nécessiter la création de routines de code de logiciel et leur mise en œuvre pour produire chaque livrable du projet. Les activités nécessaires à l’élaboration de chaque livrable seront clairement précisées dans le document relatif aux exigences du projet et dans le plan du projet.
En tant que gestionnaire de projet, votre tâche consiste à diriger le travail, mais vous ne devez pas vous contenter de fournir des résultats. Vous devez également suivre le rendement de votre équipe. La phase de mise en œuvre permet de maintenir le plan du projet sur la bonne voie grâce à des processus de surveillance et de contrôle minutieux visant à garantir que le livrable final répond aux critères d’acceptation définis par le client. C’est généralement au cours de cette phase que les changements approuvés sont mis en œuvre.
Le plus souvent, les changements sont identifiés en examinant les données relatives au rendement et au contrôle de la qualité. Les mesures habituelles de rendement et de contrôle de la qualité doivent être évaluées régulièrement tout au long de la phase de mise en œuvre. La collecte des rapports de ces mesures vous aidera à déterminer où se situe le problème et à recommander des modifications pour le résoudre.
Contrôle des modifications
Lorsque vous constatez un problème, vous ne pouvez pas vous contenter d’apporter une modification, car elle pourrait être trop coûteuse ou trop longue à mettre en œuvre. Vous devrez examiner comment cette modification affecte la triple contrainte (temps, coût, portée) et comment elle influe sur la qualité du projet. Vous devrez alors déterminer s’il vaut la peine d’effectuer la modification. Si vous évaluez l’impact de la modification et que vous constatez qu’il n’y en aura pas sur la triple contrainte du projet, vous pouvez alors effectuer ce changement sans passer par le contrôle des modifications. Le contrôle des modifications est un ensemble de procédures qui vous permet d’apporter des modifications de manière organisée.
Chaque fois que vous devez apporter un changement à votre plan, vous devez commencer par une demande de modification. Il s’agit d’un document à remplir par vous ou la personne qui en fait la demande. Toute modification apportée à votre projet doit être documentée afin que vous puissiez déterminer ce qui doit être fait ainsi que le moment et les ressources nécessaires pour le réaliser.
Une fois la demande de modification documentée, elle est soumise à un comité de contrôle des modifications. Un comité de contrôle des modifications est un groupe de personnes qui examine les changements pour les approuver. Tous les systèmes de contrôle des modifications ne sont pas dotés d’un comité, mais la plupart le sont. La demande de modification peut également être soumise au promoteur ou à la direction du projet pour examen et approbation. Le fait de soumettre les modifications recommandées au contrôle des modifications vous aidera à évaluer l’impact et à mettre à jour tous les documents nécessaires. Toutes les modifications ne sont pas approuvées, mais si elles le sont, vous devez les retourner à l’équipe pour qu’elle les mette en place.
La phase de mise en œuvre est celle qui nécessite le plus de temps et de ressources. C’est pourquoi les coûts sont généralement les plus élevés au cours de cette phase. C’est également au cours de cette phase que les gestionnaires de projet connaissent les conflits les plus importants en matière de calendrier. Lors du suivi de votre projet, il se peut que vous constatiez que le temps réel nécessaire pour effectuer le travail planifié est plus long que le temps prévu.
Lorsque vous devez absolument respecter la date et que vous prenez du retard, vous pouvez parfois trouver des moyens de réaliser les activités plus rapidement en ajoutant des ressources aux tâches du chemin critique. C’est ce que l’on nomme la compression des délais. La compression du calendrier nécessite l’ajout ou le déplacement de ressources afin de recadrer le projet dans les limites du calendrier. La compression coûte toujours plus cher et ne fonctionne pas toujours. Il n’y a pas moyen de comprimer un calendrier sans augmenter le coût d’ensemble du projet. Par conséquent, si le budget est fixe et que vous n’avez pas d’argent supplémentaire à dépenser, vous ne pouvez pas utiliser cette technique.
Il arrive que deux activités soient prévues l’une après l’autre, mais qu’elles puissent être réalisées en même temps. C’est ce que l’on nomme la procédure accélérée du projet. Dans le cadre d’un projet de logiciel, vous pouvez, par exemple, effectuer en même temps les essais d’acceptation par l’utilisateur (EAU) et les essais fonctionnels. Cela est plutôt risqué. Il y a de fortes chances que vous deviez refaire une partie du travail que vous avez effectué en parallèle. La compression des délais et la procédure accélérée sont des outils à compression de l’horaire. La gestion d’un changement d’horaire nécessite de tenir à jour tous les documents relatifs à l’horaire. De cette manière, vous comparerez toujours vos résultats avec le bon plan.
Une fois que les produits livrables ont été physiquement construits et acceptés par le client, une révision de phase est effectuée pour déterminer si le projet est complet et prêt à sa clôture.
Attribution
Ce chapitre du livre Gestion de projet est une copie dérivée de Project Management par Merrie Barron et Andrew Barron, sous licence Creative Commons Attribution 3.0 non transposé.